Author: Cahyo Hanendyo

Family Gathering Gagal Berkesan Gara-Gara Games yang Itu-Itu Saja Setiap Tahun, Ini Solusinya

Family Gathering Perusahaan·

Family gathering perusahaan seharusnya menjadi momen untuk melepas penat, mempererat hubungan antarkaryawan, sekaligus menciptakan pengalaman yang menyenangkan bersama keluarga. Namun, acara yang sudah berlangsung setiap tahun bisa menghadapi satu masalah yang sering dianggap sepele: games yang itu-itu saja.

Ketika peserta sudah pernah memainkan estafet, tarik tambang, memasukkan pensil ke botol, atau permainan kelompok yang sama pada tahun sebelumnya, antusiasme bisa menurun. Bahkan sebelum games dimulai, peserta mungkin sudah bisa menebak bagaimana mekanismenya.

Karena itu, sebelum menyusun rundown, tim panitia perlu mengantisipasi permainan yang monoton. Bukan berarti seluruh games harus dibuat rumit atau menggunakan teknologi mahal. Yang lebih penting adalah menciptakan aktivitas yang sesuai dengan karakter peserta, tujuan acara, lokasi, dan konsep family gathering.

eo family gathering

Mengapa Games yang Sama Bisa Membuat Family Gathering Kurang Berkesan?

Games memang bukan satu-satunya faktor keberhasilan family gathering. Namun, aktivitas interaktif memiliki peran penting dalam membuat peserta terlibat secara langsung.

Permainan yang sama setiap tahun berpotensi menimbulkan beberapa masalah, seperti:

  • Peserta merasa acaranya repetitif.
  • Karyawan yang pernah mengikuti acara sebelumnya kurang tertantang.
  • Anak-anak maupun keluarga peserta bisa cepat kehilangan perhatian.
  • Interaksi antarpeserta menjadi kurang maksimal.
  • Dokumentasi acara terlihat mirip dengan kegiatan tahun sebelumnya.
  • Panitia kesulitan menciptakan excitement selama acara.

Masalahnya bukan semata-mata karena permainan tersebut tidak menarik. Bisa jadi permainan itu sebenarnya masih menyenangkan, tetapi sudah tidak lagi memberikan pengalaman baru bagi peserta.

Solusinya adalah melakukan refresh konsep games, bukan sekadar mengganti nama permainan.

Jangan Hanya Mengganti Nama Games

Salah satu kesalahan dalam merancang games adalah membuat permainan lama terlihat baru hanya dengan mengganti nama.

Misalnya, permainan estafet tetap menggunakan mekanisme yang sama, tetapi diberi nama yang lebih modern. Bagi peserta yang sudah pernah mengikutinya, pengalaman yang dirasakan tetap sama.

Agar lebih efektif, panitia dapat mengubah beberapa elemen:

1. Ubah Mekanisme Permainan

Permainan sederhana dapat dibuat lebih menarik dengan menambahkan tantangan, sistem poin, misi, atau batas waktu.

Contohnya, daripada hanya melakukan estafet biasa, peserta dapat mengikuti beberapa pos dengan tantangan berbeda. Setiap pos memberikan poin yang kemudian dikumpulkan oleh tim.

Dengan cara tersebut, permainan lama bisa memiliki pengalaman yang berbeda.

2. Sesuaikan dengan Tema Acara

Games akan terasa lebih terintegrasi jika memiliki hubungan dengan tema family gathering.

Jika konsep acara menggunakan tema adventure, misalnya, aktivitas dapat dikemas sebagai misi. Jika menggunakan konsep tropical party, permainan bisa mengangkat unsur pantai, eksplorasi, atau tantangan kelompok.

Tema membantu membuat berbagai aktivitas dalam acara terasa sebagai satu kesatuan, bukan kumpulan games yang berdiri sendiri.

3. Buat Games Berbasis Kolaborasi

Family gathering tidak harus selalu berorientasi pada kompetisi.

Games yang mengharuskan peserta bekerja sama dapat mendorong komunikasi dan interaksi antarkaryawan. Ini sangat relevan jika tujuan kegiatan juga mencakup employee engagement dan team bonding.

Contohnya dapat berupa membangun sesuatu bersama, menyelesaikan puzzle, mencari petunjuk, atau menyelesaikan misi dalam waktu tertentu.

Pilih Games Berdasarkan Karakter Peserta

Tidak semua games cocok untuk semua perusahaan.

Sebelum menentukan permainan, panitia sebaiknya mengetahui karakteristik peserta. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

  • Jumlah peserta.
  • Rentang usia.
  • Proporsi karyawan dan keluarga.
  • Jumlah anak-anak.
  • Kondisi fisik peserta.
  • Lokasi acara.
  • Durasi kegiatan.
  • Cuaca dan kondisi lingkungan.
  • Tingkat interaksi yang diharapkan.

Jika peserta terdiri dari karyawan, pasangan, orang tua, dan anak-anak, permainan yang terlalu mengandalkan kemampuan fisik mungkin kurang sesuai.

Sebaliknya, permainan yang memiliki beberapa level tantangan dapat membuat peserta dari berbagai kelompok usia tetap dapat berpartisipasi.

Gunakan Konsep Amazing Race untuk Memberikan Pengalaman Berbeda

Salah satu pendekatan yang dapat dipertimbangkan adalah mengembangkan games menjadi konsep Amazing Race.

Peserta dibagi menjadi beberapa tim dan harus menyelesaikan rangkaian misi di beberapa titik. Setiap pos memiliki tantangan yang berbeda, sehingga peserta tidak hanya melakukan satu jenis permainan.

Misalnya:

  1. Pos pertama berupa tantangan komunikasi.
  2. Pos kedua berupa puzzle atau teka-teki.
  3. Pos ketiga berupa tantangan kreativitas.
  4. Pos keempat berupa aktivitas koordinasi tim.
  5. Pos terakhir menjadi final challenge.

Format seperti ini memberikan variasi dan membuat peserta tidak mengetahui tantangan berikutnya sebelum menyelesaikan misi sebelumnya.

Namun, konsep tersebut tetap perlu disesuaikan dengan venue dan kondisi peserta. Jangan sampai permainan yang dibuat terlalu kompleks justru menyulitkan koordinasi acara.

Libatkan Anak dan Keluarga dalam Aktivitas

Karena family gathering melibatkan keluarga, jangan membuat seluruh permainan hanya berorientasi pada karyawan.

Buat beberapa aktivitas yang memungkinkan keluarga ikut terlibat. Misalnya, tantangan orang tua dan anak, permainan kreativitas keluarga, treasure hunt ringan, atau aktivitas kelompok yang tidak membutuhkan kemampuan fisik tinggi.

Pendekatan ini juga dapat membuat family gathering terasa lebih personal. Peserta tidak hanya datang sebagai karyawan, tetapi juga dapat menikmati waktu bersama keluarga.

Buat Sistem Games yang Memiliki Cerita

Games akan lebih mudah diingat jika memiliki alur.

Daripada menyusun lima permainan yang tidak berhubungan, panitia dapat membuat satu cerita besar. Peserta kemudian harus menyelesaikan sejumlah misi untuk mencapai tujuan akhir.

Contohnya adalah konsep “Team Mission”, “Corporate Adventure”, atau “Journey Together”.

Setiap permainan menjadi bagian dari cerita tersebut. Dengan demikian, peserta memiliki alasan untuk mengikuti aktivitas berikutnya, bukan sekadar berpindah dari satu games ke games lainnya.

Jangan Lupakan Faktor Keamanan

Games yang kreatif tetap harus aman.

Panitia dan EO perlu mempertimbangkan risiko sebelum permainan dimasukkan ke rundown. Periksa kondisi venue, jenis perlengkapan, jumlah peserta dalam satu kelompok, kebutuhan crew, serta kemungkinan perubahan cuaca jika acara dilakukan di luar ruangan.

Untuk aktivitas fisik, pastikan tingkat kesulitannya sesuai dengan peserta. Family gathering seharusnya memberikan pengalaman menyenangkan, bukan membuat peserta merasa dipaksa melakukan aktivitas yang tidak sesuai kondisi mereka.

Persiapan Lebih Tenang dengan Bantuan EO

Menyusun konsep games yang berbeda setiap tahun membutuhkan kreativitas sekaligus pengalaman dalam eksekusi acara. Panitia tidak hanya perlu mencari ide, tetapi juga memastikan permainan dapat dijalankan sesuai rundown.

Karena itu, menggunakan jasa EO Family Gathering dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan konsep aktivitas, games, rundown, hingga koordinasi pelaksanaan acara.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan perencanaan kegiatan family gathering secara lebih terarah. Konsep permainan dapat disesuaikan dengan jumlah peserta, karakter perusahaan, lokasi, serta tujuan kegiatan.

Dengan dukungan EO Family Gathering, panitia juga dapat lebih fokus pada kebutuhan internal perusahaan tanpa harus menangani seluruh detail teknis permainan sendiri.

Yang tidak kalah penting, diskusikan konsep sejak awal. Semakin jelas tujuan dan karakter peserta, semakin mudah menentukan games yang benar-benar relevan.

Jangan Tunggu Sampai Rundown Sudah Jadi

Games sebaiknya tidak ditempatkan sebagai elemen tambahan yang baru dipikirkan menjelang hari-H.

Saat menyusun konsep family gathering, tentukan sejak awal:

  • Tujuan games.
  • Karakter peserta.
  • Jumlah tim.
  • Durasi setiap permainan.
  • Kebutuhan perlengkapan.
  • Jumlah game crew.
  • Sistem penilaian.
  • Hadiah atau apresiasi.
  • Alternatif apabila cuaca berubah.
  • Alur perpindahan peserta antarpos.

Dengan perencanaan tersebut, games dapat menjadi bagian penting dari pengalaman acara, bukan sekadar pengisi waktu kosong.

Jika perusahaan ingin menghadirkan family gathering yang lebih fresh tanpa harus menghabiskan waktu panitia untuk mencari dan menguji berbagai permainan, konsultasikan konsepnya bersama EO Family Gathering.

PrasastiSelaras.com siap membantu perusahaan merancang kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan acara, mulai dari konsep, aktivitas, games, hingga pelaksanaan di lapangan.

Saatnya Buat Family Gathering yang Berbeda

Jangan biarkan peserta kembali memainkan games yang sama setiap tahun hanya karena lebih mudah disiapkan. Family gathering adalah kesempatan untuk menciptakan pengalaman baru, mempererat hubungan antaranggota tim, dan memberikan momen menyenangkan bagi karyawan beserta keluarga.

Mulailah dari tujuan acara, kenali peserta, kemudian pilih konsep games yang tepat. Jika membutuhkan partner profesional untuk merancang dan menjalankan kegiatan, hubungi PrasastiSelaras.com dan konsultasikan kebutuhan family gathering perusahaan Anda agar konsep acara dapat disiapkan secara lebih terarah dan sesuai dengan karakter peserta.

Stop! Games yang Itu-Itu Saja Setiap Tahun Bisa Dihindari Kalau Tahu Triknya

Family Gathering Perusahaan·

Games yang itu-itu saja setiap tahun bukan alasan acara family gathering perusahaan menjadi gagal. Namun, jika aktivitas yang digunakan selalu sama tanpa penyesuaian, peserta bisa kehilangan antusiasme bahkan sebelum permainan dimulai.

Bagi HR, GA, atau panitia perusahaan, tantangannya bukan sekadar mencari permainan yang berbeda. Yang lebih penting adalah bagaimana membuat aktivitas terasa baru, relevan dengan peserta, mudah diikuti, dan tetap sesuai dengan tujuan acara.

Kabar baiknya, mengganti permainan tidak selalu berarti harus membuat konsep yang benar-benar baru dari nol. Ada beberapa trik yang bisa digunakan agar games lama terasa lebih segar dan family gathering tetap berkesan.

eo family gathering

Mengapa Games Family Gathering Sering Terasa Membosankan?

Salah satu penyebabnya adalah pola permainan yang terus berulang. Tahun sebelumnya peserta mengikuti estafet, tarik tambang, memasukkan bola, atau permainan kelompok tertentu. Tahun berikutnya, aktivitas yang sama kembali digunakan dengan sedikit perubahan.

Masalah sebenarnya bukan pada jenis permainannya, melainkan pada pengalaman peserta.

Games yang sederhana pun bisa menarik apabila dikemas dengan konsep, cerita, tantangan, dan mekanisme yang tepat. Sebaliknya, permainan yang terlihat baru bisa tetap membosankan jika peserta hanya diminta melakukan aktivitas tanpa tujuan yang jelas.

Selain itu, peserta family gathering biasanya memiliki karakter yang beragam. Ada karyawan muda, karyawan senior, pasangan, anak-anak, bahkan anggota keluarga lanjut usia.

Karena itu, memilih games hanya berdasarkan tren tanpa mempertimbangkan profil peserta dapat membuat sebagian orang merasa kurang nyaman untuk ikut bermain.

Trik Menghindari Games yang Itu-Itu Saja

1. Jangan Hanya Mengganti Nama Permainan

Kesalahan yang sering terjadi adalah mengganti nama permainan lama lalu menganggapnya sebagai konsep baru.

Misalnya, permainan estafet tetap menggunakan mekanisme yang sama, tetapi diberi nama yang berbeda. Bagi peserta yang sudah pernah mengikutinya, pengalaman tersebut tetap terasa familiar.

Cobalah mengubah minimal satu atau beberapa elemen:

  • Mekanisme permainan
  • Sistem penilaian
  • Jumlah anggota tim
  • Durasi
  • Alat yang digunakan
  • Tantangan
  • Cerita atau tema
  • Cara menentukan pemenang

Dengan perubahan tersebut, permainan lama dapat memiliki pengalaman yang berbeda.

2. Buat Games Berdasarkan Tema Acara

Games akan lebih mudah terasa fresh ketika memiliki hubungan dengan tema family gathering.

Jika perusahaan menggunakan tema adventure, misalnya, aktivitas dapat dikemas sebagai sebuah misi. Peserta tidak sekadar berpindah dari satu pos ke pos lainnya, tetapi seolah-olah sedang menyelesaikan rangkaian tantangan.

Untuk konsep yang lebih santai, permainan dapat menggunakan tema nostalgia, budaya, musik, atau kreativitas.

Pendekatan ini membuat games menjadi bagian dari cerita besar acara, bukan sekadar pengisi waktu.

3. Sesuaikan Permainan dengan Profil Peserta

Tidak semua games cocok untuk semua perusahaan.

Jika peserta terdiri dari berbagai rentang usia, sebaiknya gunakan kombinasi aktivitas dengan tingkat energi yang berbeda.

Contohnya:

  • Games ringan untuk seluruh keluarga
  • Tantangan kerja sama untuk karyawan
  • Aktivitas kreatif untuk kelompok campuran
  • Permainan anak-anak
  • Tantangan khusus untuk peserta yang menyukai aktivitas fisik

Dengan pembagian tersebut, peserta memiliki lebih banyak pilihan untuk terlibat.

4. Gunakan Konsep Team Challenge

Daripada membuat permainan yang hanya mengandalkan kecepatan atau kekuatan fisik, panitia dapat menggunakan konsep team challenge.

Dalam konsep ini, tim harus menyelesaikan beberapa tantangan yang membutuhkan komunikasi, strategi, kreativitas, dan kerja sama.

Contohnya dapat berupa:

  • Menyusun puzzle
  • Memecahkan kode
  • Tantangan komunikasi
  • Misi mencari benda tertentu
  • Tantangan kreativitas
  • Tantangan koordinasi tim

Keunggulan konsep ini adalah peserta dengan kemampuan berbeda tetap dapat berkontribusi.

Bagaimana Jika Games Lama Sebenarnya Masih Disukai?

Tidak semua permainan lama harus dihilangkan.

Jika sebuah permainan terbukti selalu mendapat respons positif, mempertahankannya bukan masalah. Yang perlu dilakukan adalah memberikan variasi.

Misalnya, permainan yang biasanya dilakukan secara individu dapat diubah menjadi permainan beregu. Sistem poin juga dapat dibuat bertingkat sehingga peserta harus menyusun strategi.

Panitia juga dapat menggabungkan dua atau tiga permainan menjadi satu rangkaian challenge.

Jadi, prinsipnya bukan “harus selalu baru”, melainkan harus memberikan pengalaman yang tidak terasa repetitif.

Libatkan Peserta dalam Konsep Permainan

Salah satu cara sederhana untuk membuat games lebih relevan adalah mengetahui apa yang disukai peserta sebelum acara.

HR atau panitia dapat melakukan survei singkat mengenai:

  • Jenis aktivitas yang disukai
  • Aktivitas yang tidak ingin diikuti
  • Preferensi indoor atau outdoor
  • Minat terhadap aktivitas kompetitif
  • Jumlah anggota keluarga yang ikut
  • Kondisi khusus yang perlu diperhatikan

Data sederhana tersebut dapat membantu panitia menghindari permainan yang kurang sesuai.

Pendekatan ini juga membuat peserta merasa bahwa konsep acara dibuat dengan mempertimbangkan kebutuhan mereka.

Kapan Sebaiknya Menggunakan Jasa EO Family Gathering?

Jika jumlah peserta besar, konsep acara kompleks, atau panitia memiliki keterbatasan waktu, perencanaan games dapat menjadi pekerjaan yang cukup merepotkan.

Panitia tidak hanya harus menentukan permainan, tetapi juga memikirkan perlengkapan, pembagian kelompok, durasi, venue, keamanan, crew, sistem scoring, hadiah, hingga alur perpindahan peserta.

Di sinilah bekerja sama dengan EO Family Gathering dapat membantu.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat membantu perusahaan merancang konsep kegiatan yang disesuaikan dengan karakter peserta dan tujuan acara. Games tidak harus sekadar menjadi aktivitas untuk mengisi waktu, tetapi dapat dirancang sebagai bagian dari pengalaman family gathering secara keseluruhan.

Terutama untuk perusahaan yang ingin menggabungkan unsur hiburan, kebersamaan, employee engagement, dan aktivitas keluarga, perencanaan konsep sejak awal akan membuat pelaksanaan acara lebih terarah.

Checklist Sebelum Menentukan Games

Sebelum memasukkan permainan ke dalam rundown, panitia dapat menggunakan checklist sederhana berikut:

  1. Apakah permainan sesuai dengan usia peserta?
  2. Apakah semua peserta memiliki kesempatan untuk berpartisipasi?
  3. Apakah tingkat kesulitannya sesuai?
  4. Apakah perlengkapannya mudah disiapkan?
  5. Apakah permainan aman dilakukan di venue?
  6. Apakah durasinya sesuai dengan rundown?
  7. Apakah ada alternatif jika cuaca berubah?
  8. Apakah sistem penilaiannya mudah dipahami?
  9. Apakah permainan mendukung tema acara?
  10. Apakah peserta akan mendapatkan pengalaman yang berbeda dari tahun sebelumnya?

Jika sebagian besar pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan jelas, permainan sudah memiliki dasar yang lebih baik untuk dimasukkan ke dalam acara.

FAQ

Apakah family gathering harus menggunakan games yang benar-benar baru?

Tidak. Games lama tetap dapat digunakan selama dikemas dengan mekanisme, tema, tantangan, atau sistem permainan yang berbeda.

Bagaimana memilih games untuk peserta dengan berbagai usia?

Gunakan kombinasi permainan dengan tingkat aktivitas berbeda. Hindari membuat seluruh acara bergantung pada aktivitas fisik agar peserta dari berbagai usia tetap dapat berpartisipasi.

Apakah games harus selalu kompetitif?

Tidak. Games dapat dirancang untuk hiburan, interaksi, kreativitas, komunikasi, maupun kerja sama. Tujuannya perlu disesuaikan dengan konsep acara.

Apa yang perlu dipersiapkan untuk games family gathering?

Selain konsep permainan, panitia perlu menyiapkan perlengkapan, crew, aturan permainan, pembagian kelompok, sistem penilaian, hadiah, durasi, serta alternatif jika kondisi venue atau cuaca berubah.

Apakah EO bisa membantu membuat konsep games?

Ya. EO dapat membantu mulai dari penyusunan konsep, pemilihan aktivitas, perlengkapan, crew, rundown, hingga pelaksanaan games pada hari acara.

Saatnya Membuat Family Gathering yang Tidak Terasa Berulang

Family gathering tidak harus selalu menghadirkan permainan yang sepenuhnya baru setiap tahun. Kuncinya adalah memahami peserta, menentukan tujuan aktivitas, lalu mengemas permainan dengan konsep yang relevan.

Jika perusahaan ingin menghadirkan acara yang lebih terstruktur dan tidak terjebak pada games yang itu-itu saja, perencanaan bersama EO Family Gathering dapat menjadi langkah yang praktis.

PrasastiSelaras.com siap membantu perusahaan merancang family gathering dengan konsep aktivitas yang disesuaikan dengan kebutuhan acara, karakter peserta, dan tujuan perusahaan.

Diskusikan kebutuhan family gathering perusahaan Anda bersama PrasastiSelaras.com dan mulai rancang konsep acara yang lebih seru, terarah, dan berkesan.

Games yang Itu-Itu Saja Setiap Tahun? Ini Cara HR Mengatasinya Tanpa Ribet

Family Gathering Perusahaan·

Bagi HR atau panitia employee gathering, menentukan games sering terlihat sederhana. Namun, ketika acara perusahaan diadakan setiap tahun, muncul satu masalah yang cukup umum: games yang digunakan mulai terasa itu-itu saja.

Tahun pertama mungkin peserta antusias mengikuti estafet, tebak gaya, memasukkan pensil ke botol, atau tarik tambang. Namun ketika permainan yang sama kembali muncul di acara berikutnya, respons peserta bisa berbeda. Bahkan sebelum permainan dimulai, beberapa peserta sudah bisa menebak mekanismenya.

Bukan berarti games lama selalu buruk. Masalahnya adalah ketika konsep yang sama digunakan berulang kali tanpa penyesuaian terhadap karakter peserta, tujuan acara, maupun tema gathering.

Kabar baiknya, HR tidak harus membuat permainan yang benar-benar baru dari nol setiap tahun. Ada beberapa cara praktis untuk menyegarkan aktivitas gathering tanpa menambah beban kerja panitia secara berlebihan.

eo family gathering

Kenapa Games Gathering Sering Terasa Membosankan?

Ada beberapa alasan mengapa permainan dalam acara perusahaan mudah mengalami pengulangan.

Pertama, panitia biasanya memilih permainan yang sudah terbukti aman. Permainan tersebut sudah pernah digunakan, mudah dijelaskan, dan tidak membutuhkan banyak perlengkapan.

Kedua, keterbatasan waktu membuat panitia cenderung mengambil konsep yang sudah tersedia. Padahal, permainan yang sama sebenarnya bisa terasa berbeda jika mekanisme, tema, sistem penilaian, atau cara bermainnya diubah.

Ketiga, tidak semua panitia memiliki pengalaman dalam merancang aktivitas corporate event. Akibatnya, pilihan games sering berputar pada permainan yang umum dikenal.

Di sinilah peran perencanaan menjadi penting. Games seharusnya tidak hanya dipilih karena “seru”, tetapi juga disesuaikan dengan tujuan acara dan profil peserta.

Jangan Selalu Ganti Games, Ubah Cara Memainkannya

Salah satu cara paling mudah menghindari repetisi adalah melakukan game modification.

Misalnya, perusahaan sudah sering menggunakan permainan estafet. Tidak perlu langsung membuang konsep tersebut. Mekanismenya bisa diubah menjadi permainan berbasis strategi, komunikasi, atau tantangan tertentu.

Contohnya:

  • Estafet biasa diubah menjadi estafet dengan instruksi komunikasi terbatas.
  • Tebak kata ditambahkan sistem strategi dan bonus poin.
  • Permainan kelompok dibuat menggunakan sistem misi bertahap.
  • Games individu diubah menjadi kompetisi antartim.
  • Permainan fisik dikombinasikan dengan teka-teki sederhana.

Dengan pendekatan ini, panitia tetap dapat menggunakan perlengkapan yang relatif sederhana, tetapi pengalaman peserta menjadi berbeda.

Sesuaikan Games dengan Tujuan Gathering

Games yang dipilih sebaiknya memiliki tujuan yang jelas.

Jika tujuan acara adalah employee engagement, pilih permainan yang membuat peserta berinteraksi dengan rekan kerja di luar tim atau divisinya.

Jika fokusnya adalah team building, permainan dapat dirancang untuk mendorong komunikasi, pembagian peran, pengambilan keputusan, dan penyelesaian masalah.

Sementara untuk family gathering perusahaan yang melibatkan keluarga karyawan, aktivitas sebaiknya lebih inklusif. Jangan seluruh permainan berorientasi pada kemampuan fisik karena peserta dapat berasal dari berbagai usia dan kondisi.

Beberapa tujuan yang dapat digunakan sebagai dasar pemilihan games antara lain:

  • Meningkatkan interaksi antarkaryawan.
  • Membangun komunikasi dalam tim.
  • Menciptakan suasana santai.
  • Mendorong kolaborasi.
  • Memberikan apresiasi kepada karyawan.
  • Membuat peserta lebih aktif selama acara.
  • Menciptakan pengalaman yang memorable.

Dengan menentukan tujuan sejak awal, panitia tidak perlu mencari puluhan permainan. Cukup pilih aktivitas yang benar-benar mendukung konsep acara.

Gunakan Konsep Games yang Bisa Berganti Tema

Cara lain yang praktis adalah memilih permainan dengan mekanisme fleksibel.

Misalnya, konsep Amazing Race dapat digunakan berkali-kali dengan tantangan yang berbeda. Tahun ini peserta menyelesaikan misi komunikasi, tahun berikutnya bisa menggunakan tantangan puzzle, observasi, kreativitas, atau eksplorasi lokasi.

Hal yang sama dapat diterapkan pada team challenge.

Tema dapat disesuaikan dengan:

  • Tema gathering.
  • Nilai perusahaan.
  • Lokasi acara.
  • Budaya perusahaan.
  • Anniversary perusahaan.
  • Jumlah peserta.
  • Karakter karyawan.

Dengan demikian, panitia tidak perlu selalu mencari permainan baru. Yang diperbarui adalah pengalaman bermainnya.

Libatkan EO agar Panitia Tidak Harus Memikirkan Semuanya Sendiri

Jika tim HR atau panitia internal memiliki keterbatasan waktu, bekerja sama dengan EO dapat menjadi solusi.

EO dapat membantu mulai dari menyusun konsep, memilih aktivitas, membuat mekanisme games, menyiapkan perlengkapan, membentuk tim, hingga mengatur jalannya permainan saat acara berlangsung.

Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah EO Family Gathering yang dapat membantu perusahaan menyiapkan konsep gathering secara lebih terstruktur.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan gathering.

Dengan bantuan EO, HR tidak harus menghabiskan banyak waktu untuk mencari ide permainan, melakukan technical meeting dengan vendor terpisah, atau memikirkan detail teknis saat acara berlangsung.

Buat Bank Ide Games untuk Beberapa Acara

Agar masalah games tidak muncul kembali tahun depan, HR dapat membuat bank ide aktivitas perusahaan.

Tidak perlu membuat dokumen yang rumit. Cukup catat permainan yang pernah digunakan beserta informasi penting seperti:

Elemen Informasi yang Dicatat
Nama games Nama aktivitas
Jumlah peserta Kapasitas ideal
Durasi Perkiraan waktu
Lokasi Indoor/outdoor
Tujuan Team building, engagement, fun, dll.
Perlengkapan Kebutuhan alat
Tingkat aktivitas Rendah, sedang, tinggi
Catatan Hal yang perlu diperbaiki

Dokumen ini akan sangat membantu ketika perusahaan mulai merencanakan gathering berikutnya.

Panitia juga dapat menandai permainan yang sudah digunakan agar tidak kembali memakai konsep yang sama dalam waktu terlalu dekat.

Jangan Lupakan Faktor Usia dan Karakter Peserta

Satu kesalahan yang cukup sering terjadi adalah memilih games berdasarkan apa yang menurut panitia terlihat seru.

Padahal, peserta adalah faktor utama.

Gathering yang diikuti karyawan muda dalam jumlah besar tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan acara yang melibatkan karyawan senior, pasangan, anak-anak, atau keluarga.

Karena itu, sebelum menentukan permainan, perhatikan:

  • Rentang usia peserta.
  • Jumlah peserta.
  • Komposisi karyawan dan keluarga.
  • Kondisi lokasi.
  • Cuaca jika acara outdoor.
  • Tingkat aktivitas fisik.
  • Waktu yang tersedia.
  • Kebutuhan keamanan peserta.

Games yang sederhana tetapi sesuai dengan peserta sering kali menghasilkan pengalaman yang lebih baik dibanding permainan yang terlihat spektakuler tetapi tidak cocok dengan karakter audiens.

Buat Games yang Memiliki Cerita

Jika ingin membuat aktivitas lebih memorable, games dapat dikemas sebagai sebuah cerita atau misi.

Contohnya, bukan sekadar “lomba mencari benda”, tetapi peserta diberi sebuah misi yang harus diselesaikan secara bertahap. Setiap tantangan memberikan petunjuk menuju tantangan berikutnya.

Pendekatan seperti ini membuat peserta merasa sedang mengikuti sebuah pengalaman, bukan hanya berpindah dari satu permainan ke permainan lain.

Konsep tersebut juga dapat dikembangkan menjadi Amazing Race, treasure hunt, team mission, atau aktivitas tematik lainnya.

Jika perusahaan membutuhkan bantuan untuk merancang kegiatan dari tahap konsep hingga eksekusi, layanan EO Family Gathering dapat menjadi salah satu opsi untuk dipertimbangkan.

Tidak Perlu Memaksakan Semua Games Harus Baru

Hal terpenting adalah jangan menjadikan “games baru” sebagai satu-satunya indikator keberhasilan acara.

Permainan lama tetap dapat digunakan selama masih relevan dan dikemas dengan cara yang berbeda.

Yang perlu dihindari adalah mengulang pengalaman yang sama tanpa mempertimbangkan tujuan dan karakter peserta.

Dengan sedikit modifikasi pada mekanisme, tema, pembagian kelompok, sistem poin, atau tantangan, satu konsep permainan dapat dikembangkan menjadi beberapa format.

Jika panitia ingin menghemat waktu, alternatif lainnya adalah menyerahkan pengembangan konsep kepada EO Family Gathering yang memiliki pengalaman dalam membantu perusahaan menyiapkan aktivitas gathering dan team building.

Saatnya Membuat Gathering Lebih Fresh Tanpa Menambah Beban HR

Games bukan sekadar pengisi waktu dalam acara perusahaan. Aktivitas yang dirancang dengan tepat dapat menjadi sarana untuk meningkatkan interaksi, membangun komunikasi, menciptakan suasana positif, dan membuat peserta lebih terlibat dalam acara.

Karena itu, HR tidak perlu merasa harus menemukan permainan yang sepenuhnya baru setiap tahun. Mulailah dari tujuan acara, kenali karakter peserta, kemudian modifikasi konsep permainan yang sudah ada atau gunakan bantuan profesional untuk mengembangkan aktivitas yang lebih sesuai.

Jika perusahaan Anda sedang mempersiapkan family gathering, employee gathering, company outing, team building, atau corporate event, PrasastiSelaras.com siap membantu menyiapkan konsep kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep gathering, pilihan games, rundown, dan kebutuhan event perusahaan Anda.

Kenapa Games yang Itu-Itu Saja Setiap Tahun Masih Jadi Masalah Klasik Family Gathering Perusahaan?

Family Gathering Perusahaan·

Family gathering perusahaan seharusnya menjadi momen untuk melepas penat, mempererat hubungan antarpegawai, sekaligus menciptakan pengalaman positif bersama keluarga. Namun, ada satu masalah yang cukup sering muncul dalam persiapan acara: games yang digunakan cenderung itu-itu saja setiap tahun.

Bagi tim HR, GA, atau panitia internal, menggunakan permainan yang sudah pernah dilakukan memang terasa lebih mudah. Konsepnya sudah dikenal, perlengkapannya relatif mudah disiapkan, dan risiko teknisnya lebih mudah diperkirakan.

Masalahnya, peserta juga bisa merasa bosan.

Ketika games yang sama terus digunakan, antusiasme peserta dapat menurun. Apalagi jika sebagian besar karyawan sudah mengikuti family gathering pada tahun-tahun sebelumnya. Karena itu, pemilihan aktivitas perlu mendapat perhatian yang sama seriusnya dengan pemilihan venue, konsumsi, transportasi, dan rundown acara.

eo family gathering

Mengapa Games Family Gathering Sering Berulang?

Ada beberapa alasan mengapa masalah ini terus terjadi.

1. Panitia memilih konsep yang sudah terbukti aman

Ketika sebuah permainan pernah berjalan lancar, panitia biasanya cenderung menggunakannya kembali. Pertimbangan tersebut sebenarnya masuk akal karena acara perusahaan memiliki banyak aspek yang harus dikendalikan.

Namun, aman bukan berarti selalu menarik.

Family gathering membutuhkan aktivitas yang dapat membuat peserta terlibat tanpa memberikan kesan bahwa mereka sedang mengulang acara tahun sebelumnya.

2. Waktu persiapan terbatas

Tim HR dan GA biasanya tidak hanya mengurus family gathering. Ada pekerjaan rutin, administrasi karyawan, kebutuhan operasional, hingga berbagai agenda perusahaan lainnya.

Akibatnya, eksplorasi konsep games baru sering menjadi pekerjaan yang ditunda.

Padahal, games bukan sekadar pengisi waktu kosong. Aktivitas yang dirancang dengan baik dapat membantu membangun interaksi, mencairkan suasana, dan membuat peserta dari berbagai kelompok usia lebih mudah berbaur.

3. Panitia terlalu fokus pada jenis permainan

Kesalahan lain adalah menganggap inovasi harus selalu berarti menemukan permainan yang benar-benar baru.

Padahal, permainan yang sudah dikenal pun dapat dikembangkan dengan mekanisme berbeda.

Misalnya, permainan kelompok sederhana dapat diubah menjadi kompetisi berbasis misi, tantangan berantai, atau aktivitas yang mengharuskan peserta berkomunikasi dengan anggota tim yang berbeda.

Jadi, inovasi tidak selalu berarti mengganti seluruh permainan. Yang lebih penting adalah menciptakan pengalaman bermain yang berbeda.

Dampak Games yang Sama Setiap Tahun

Pengulangan games dapat memengaruhi suasana acara, terutama bagi peserta yang sudah pernah mengikutinya.

Beberapa dampak yang mungkin muncul antara lain:

  • Peserta kurang antusias mengikuti sesi permainan.
  • Karyawan yang sudah mengetahui mekanisme permainan menjadi kurang tertantang.
  • Anak-anak atau keluarga peserta lebih cepat kehilangan perhatian.
  • Acara terasa monoton.
  • Panitia kesulitan menciptakan momen yang berkesan.
  • Interaksi antarpegawai tidak berkembang secara optimal.

Tidak berarti setiap family gathering harus selalu memiliki permainan yang sepenuhnya baru. Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana aktivitas tersebut tetap relevan dengan karakter peserta dan tujuan acara.

Bagaimana Membuat Games Family Gathering Lebih Menarik?

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah membuat konsep games berdasarkan profil peserta.

Sebelum memilih aktivitas, panitia dapat mempertimbangkan beberapa hal seperti:

  • Jumlah peserta.
  • Rentang usia.
  • Proporsi karyawan dan keluarga.
  • Lokasi acara.
  • Durasi permainan.
  • Kondisi cuaca.
  • Tingkat aktivitas fisik yang sesuai.
  • Fasilitas yang tersedia.
  • Tujuan acara.

Jika peserta terdiri dari karyawan, pasangan, anak-anak, hingga anggota keluarga yang lebih senior, permainan sebaiknya tidak hanya mengandalkan kemampuan fisik.

Permainan berbasis komunikasi, kreativitas, strategi ringan, koordinasi, dan kekompakan dapat menjadi alternatif.

Jangan Hanya Memilih Games, Buat Alur Pengalaman

Dalam family gathering perusahaan, games sebaiknya tidak berdiri sendiri.

Rangkaian aktivitas dapat dirancang menjadi sebuah pengalaman dari awal hingga akhir acara.

Sebagai contoh, sesi pembukaan dapat menggunakan ice breaking singkat. Setelah suasana mulai cair, peserta masuk ke permainan kelompok. Selanjutnya, tantangan yang lebih kompetitif dapat diberikan sebelum acara ditutup dengan aktivitas bersama atau sesi penghargaan.

Dengan pendekatan tersebut, peserta tidak merasa hanya berpindah dari satu permainan ke permainan lainnya.

Konsep seperti ini juga dapat membantu panitia mengatur energi peserta. Games yang membutuhkan aktivitas fisik tinggi tidak harus ditempatkan berturut-turut.

Peran EO dalam Mengembangkan Konsep Games

Bagi perusahaan yang memiliki keterbatasan waktu atau sumber daya internal, bekerja sama dengan EO Family Gathering dapat membantu proses perencanaan menjadi lebih terstruktur.

EO dapat membantu mulai dari memahami tujuan acara, menyusun konsep aktivitas, membuat rundown, menyiapkan perlengkapan, mengatur crew, hingga memastikan games berjalan sesuai kondisi di lapangan.

Salah satu penyedia yang dapat dipertimbangkan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering, terutama bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam merancang kegiatan family gathering secara lebih terkonsep.

Informasi mengenai layanan EO Family Gathering dapat menjadi referensi bagi perusahaan yang sedang mempersiapkan acara.

Games Tidak Harus Mahal untuk Menjadi Menarik

Hal penting lainnya adalah jangan menganggap bahwa games yang menarik selalu membutuhkan perlengkapan mahal.

Kreativitas mekanisme permainan sering kali lebih menentukan pengalaman peserta.

Sebuah permainan sederhana dapat menjadi menarik ketika memiliki:

  1. Aturan yang mudah dipahami.
  2. Durasi yang tidak terlalu panjang.
  3. Tantangan yang sesuai dengan peserta.
  4. Sistem permainan yang membuat banyak orang terlibat.
  5. Komunikasi yang jelas dari MC atau fasilitator.
  6. Hadiah atau apresiasi yang mendukung suasana kompetisi.
  7. Transisi yang rapi antaraktivitas.

Karena itu, anggaran sebaiknya tidak hanya dialokasikan untuk perlengkapan permainan. Kualitas fasilitator, MC, crew, dan pengaturan rundown juga perlu diperhatikan.

Libatkan Peserta dalam Menentukan Konsep

Jika perusahaan memiliki waktu yang cukup, panitia juga dapat melakukan survei sederhana sebelum acara.

Tidak perlu membuat survei yang panjang. Beberapa pertanyaan mengenai jenis aktivitas yang disukai, tingkat aktivitas fisik yang nyaman, atau pengalaman peserta pada family gathering sebelumnya sudah dapat memberikan insight.

Data tersebut dapat digunakan untuk menyusun aktivitas yang lebih relevan.

Cara ini juga membantu menghindari situasi ketika panitia memilih permainan berdasarkan asumsi sendiri, sementara peserta sebenarnya menginginkan jenis aktivitas yang berbeda.

Checklist Sebelum Menentukan Games

Sebelum memasukkan games ke dalam rundown, pastikan panitia sudah mengecek:

  • Apakah permainan sesuai dengan usia peserta?
  • Apakah semua kelompok dapat berpartisipasi?
  • Apakah lokasi mendukung permainan tersebut?
  • Apakah permainan membutuhkan area khusus?
  • Apakah perlengkapannya tersedia?
  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
  • Bagaimana jika cuaca berubah?
  • Apakah ada alternatif indoor atau aktivitas pengganti?
  • Apakah instruksi mudah dipahami?
  • Siapa yang bertugas memandu permainan?
  • Apakah aktivitas memiliki risiko keselamatan yang perlu diantisipasi?

Checklist sederhana ini dapat membantu mengurangi masalah ketika acara berlangsung.

Saatnya Mengubah Pola Family Gathering

Masalah games yang itu-itu saja sebenarnya bukan semata-mata karena panitia kekurangan ide. Sering kali penyebabnya adalah keterbatasan waktu, kurangnya referensi konsep, atau fokus yang terlalu besar pada permainan dan bukan pada keseluruhan pengalaman peserta.

Family gathering yang menarik tidak harus selalu menggunakan permainan yang benar-benar baru. Yang lebih penting adalah bagaimana aktivitas tersebut dirancang sesuai karakter peserta, tujuan acara, lokasi, durasi, dan suasana yang ingin dibangun.

Jika perusahaan ingin mengembangkan konsep family gathering yang lebih terarah, menggunakan jasa EO Family Gathering dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu proses perencanaan hingga pelaksanaan acara.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan bantuan dalam menyiapkan konsep kegiatan, games, rundown, koordinasi teknis, hingga pelaksanaan event.

Siapkan Family Gathering Perusahaan yang Lebih Berkesan

Jangan biarkan family gathering tahun ini terasa seperti pengulangan acara sebelumnya. Mulai dari konsep yang sesuai dengan karakter peserta dan tujuan perusahaan.

Jika Anda sedang mencari partner untuk merancang dan menjalankan family gathering perusahaan, hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara, jumlah peserta, konsep kegiatan, serta kebutuhan teknis lainnya.

Dapatkan referensi dan informasi layanan EO Family Gathering untuk membantu perusahaan menyiapkan acara yang lebih terstruktur, seru, dan relevan bagi karyawan beserta keluarga.

Stop! Venue yang Cocok Susah Didapat Saat Musim Liburan? Bisa Dihindari Kalau Tahu Triknya

Family Gathering Perusahaan·

Musim liburan sering menjadi waktu favorit perusahaan untuk mengadakan family gathering. Karyawan lebih mudah diajak berpartisipasi, anak dan pasangan dapat ikut menikmati acara, dan suasana kerja bisa sejenak berganti dengan kegiatan yang lebih santai.

Namun, ada satu masalah yang sering muncul: venue yang cocok susah didapat saat musim liburan.

Hotel, resort, villa, tempat wisata, hingga venue outdoor biasanya mengalami peningkatan permintaan. Jika pencarian venue baru dilakukan beberapa minggu sebelum acara, pilihan bisa semakin terbatas. Bahkan, venue yang tersedia belum tentu sesuai dengan jumlah peserta, konsep acara, fasilitas, maupun anggaran perusahaan.

Bagi HR, GA, maupun panitia family gathering, kondisi ini tentu bisa membuat persiapan menjadi lebih rumit. Kabar baiknya, masalah tersebut sebenarnya dapat diminimalkan dengan strategi pemilihan venue yang tepat.

eo family gathering

Kenapa Venue Family Gathering Lebih Sulit Didapat Saat Musim Liburan?

Permintaan terhadap venue biasanya meningkat pada periode liburan karena bukan hanya perusahaan yang mengadakan kegiatan. Keluarga, komunitas, sekolah, dan berbagai organisasi juga mencari tempat untuk berkegiatan.

Akibatnya, beberapa venue populer dapat penuh lebih cepat.

Selain masalah ketersediaan, harga dan paket yang ditawarkan juga dapat berbeda tergantung periode. Venue yang pada hari biasa masih memiliki banyak pilihan paket mungkin memiliki keterbatasan saat high season.

Karena itu, panitia tidak sebaiknya hanya bertanya, “Venue mana yang masih kosong?”

Pertanyaan yang lebih tepat adalah:

  • Apakah kapasitas venue sesuai jumlah peserta?
  • Apakah venue dapat mendukung konsep acara?
  • Apakah tersedia area untuk games?
  • Apakah tersedia ruang untuk makan bersama?
  • Bagaimana akses transportasinya?
  • Apakah tersedia fasilitas untuk anak-anak dan lansia?
  • Bagaimana aturan penggunaan sound system?
  • Apakah venue memiliki pilihan indoor jika hujan?

Dengan begitu, pencarian venue tidak hanya berdasarkan ketersediaan.

1. Tentukan Kebutuhan Sebelum Mencari Venue

Kesalahan yang cukup sering dilakukan panitia adalah mencari venue terlebih dahulu, kemudian menyesuaikan konsep acara.

Padahal, sebaiknya kebutuhan acara ditentukan lebih dulu.

Minimal, panitia perlu memiliki gambaran mengenai:

  • Jumlah karyawan yang ikut
  • Jumlah keluarga atau anak
  • Durasi acara
  • Konsep kegiatan
  • Kebutuhan indoor dan outdoor
  • Kebutuhan konsumsi
  • Aktivitas atau games
  • Kebutuhan panggung dan sound system
  • Transportasi
  • Akomodasi jika diperlukan

Misalnya, perusahaan ingin mengadakan family gathering dengan fun games dan aktivitas keluarga. Venue dengan ruang indoor yang kecil mungkin kurang sesuai meskipun secara kapasitas kamar terlihat mencukupi.

Sebaliknya, venue dengan area lapang dan fasilitas keluarga bisa lebih mendukung keseluruhan konsep acara.

2. Jangan Menunggu Sampai Mendekati Musim Liburan

Semakin dekat dengan tanggal pelaksanaan, semakin sedikit pilihan yang tersedia.

Karena itu, pencarian venue sebaiknya dilakukan jauh sebelum acara, terutama jika perusahaan sudah mengetahui periode libur yang akan digunakan.

Idealnya, panitia membuat shortlist beberapa venue sekaligus. Jangan hanya mengandalkan satu pilihan.

Buat setidaknya beberapa kategori:

Venue utama: pilihan yang paling sesuai dengan konsep.

Venue alternatif: memiliki karakteristik serupa jika pilihan utama penuh.

Venue cadangan: digunakan jika terjadi perubahan kondisi atau kebutuhan.

Strategi ini membuat panitia tidak harus memulai pencarian dari nol ketika venue pilihan pertama ternyata sudah penuh.

3. Prioritaskan Venue Berdasarkan Kebutuhan, Bukan Sekadar Popularitas

Venue terkenal belum tentu menjadi venue yang paling sesuai untuk family gathering perusahaan.

Pertimbangkan kebutuhan peserta secara keseluruhan.

Untuk acara yang melibatkan keluarga, misalnya, faktor yang perlu diperhatikan antara lain akses kendaraan, area bermain, toilet, tempat makan, keamanan, dan kenyamanan peserta berbagai usia.

Sementara untuk acara yang berorientasi pada team building, area kegiatan dan fleksibilitas venue mungkin menjadi pertimbangan yang lebih penting.

Jadi, jangan memilih venue hanya karena terlihat bagus di media sosial.

Pastikan venue tersebut memang mendukung aktivitas yang akan dilakukan.

4. Siapkan Konsep Acara yang Fleksibel

Salah satu cara mengatasi keterbatasan venue adalah tidak membuat konsep yang terlalu bergantung pada satu jenis lokasi.

Misalnya, apabila konsep awal adalah outdoor games, siapkan alternatif aktivitas indoor.

Jika venue tidak menyediakan lapangan luas, konsep bisa disesuaikan menjadi fun games yang menggunakan beberapa area atau aktivitas team building yang tidak membutuhkan ruang terlalu besar.

Fleksibilitas konsep membuat pilihan venue menjadi lebih banyak.

Inilah salah satu alasan mengapa bekerja bersama EO Family Gathering dapat membantu. EO yang berpengalaman dapat membantu menyesuaikan konsep kegiatan dengan karakter venue, bukan sekadar mencari tempat lalu menyerahkan seluruh penyesuaian kepada panitia.

5. Periksa Venue Secara Menyeluruh

Jangan hanya melihat foto venue atau informasi di internet.

Jika memungkinkan, lakukan site inspection sebelum mengambil keputusan.

Perhatikan beberapa hal seperti:

  • Kondisi akses menuju lokasi
  • Area parkir
  • Kapasitas ruangan
  • Area kegiatan
  • Kondisi toilet
  • Tempat ibadah
  • Area makan
  • Jalur peserta
  • Ketersediaan listrik
  • Area untuk sound system
  • Ruang untuk registrasi
  • Kondisi venue ketika hujan
  • Akses untuk peserta anak-anak dan lansia

Site inspection juga membantu panitia membayangkan bagaimana alur acara akan berlangsung.

Venue yang terlihat luas dalam foto belum tentu memiliki layout yang ideal untuk kebutuhan event.

6. Jangan Lupa Memikirkan Plan B

Masalah venue bukan hanya soal penuh atau kosong.

Cuaca, perubahan jumlah peserta, perubahan kebijakan venue, hingga kendala teknis juga dapat memengaruhi pelaksanaan acara.

Karena itu, panitia sebaiknya memiliki contingency plan.

Contohnya, jika acara menggunakan area outdoor, pastikan tersedia alternatif ketika hujan. Jika aktivitas utama membutuhkan lapangan, siapkan permainan pengganti yang dapat dilakukan di ruangan.

Perencanaan seperti ini akan membuat acara lebih siap menghadapi perubahan.

7. Libatkan EO Sejak Tahap Perencanaan

Banyak perusahaan baru menghubungi EO ketika venue sudah ditentukan. Padahal, EO dapat dilibatkan sejak tahap awal perencanaan.

EO Family Gathering dapat membantu menghubungkan kebutuhan perusahaan dengan konsep, venue, aktivitas, rundown, vendor, hingga pelaksanaan acara.

Salah satu penyedia jasa yang dapat menjadi pertimbangan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering, yang dapat membantu perusahaan dalam merancang kebutuhan kegiatan family gathering secara lebih terstruktur.

Dengan melibatkan EO sejak awal, panitia dapat mendiskusikan kebutuhan acara sebelum menentukan venue. Ini penting karena venue dan konsep seharusnya saling mendukung.

Informasi mengenai layanan dapat dilihat melalui EO Family Gathering.

Venue Sulit Didapat Bukan Berarti Family Gathering Harus Ditunda

Keterbatasan venue saat musim liburan memang menjadi tantangan yang perlu diperhitungkan. Namun, masalah tersebut dapat diminimalkan dengan perencanaan lebih awal dan kriteria venue yang jelas.

Jangan hanya mencari venue yang “masih tersedia”. Cari venue yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan peserta dan konsep acara.

Mulai dengan menentukan jumlah peserta, konsep, aktivitas, kebutuhan fasilitas, serta anggaran. Setelah itu, buat beberapa alternatif venue dan lakukan pengecekan secara menyeluruh.

Jika proses tersebut terasa terlalu kompleks untuk dikerjakan oleh panitia internal, melibatkan EO sejak awal dapat membantu mempercepat proses sekaligus mengurangi beban koordinasi.

Untuk perusahaan yang sedang mempersiapkan family gathering, Anda dapat berkonsultasi dengan EO Family Gathering dari PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep acara, kebutuhan venue, aktivitas, hingga pelaksanaan event.

Jangan menunggu sampai venue favorit penuh. Rencanakan family gathering lebih awal agar pilihan venue dan konsep acara tetap fleksibel.

EO Family Gathering PrasastiSelaras.com siap menjadi partner perusahaan dalam mempersiapkan kegiatan yang terencana, terkoordinasi, dan disesuaikan dengan kebutuhan peserta.