Bagi HR atau panitia employee gathering, menentukan games sering terlihat sederhana. Namun, ketika acara perusahaan diadakan setiap tahun, muncul satu masalah yang cukup umum: games yang digunakan mulai terasa itu-itu saja.
Tahun pertama mungkin peserta antusias mengikuti estafet, tebak gaya, memasukkan pensil ke botol, atau tarik tambang. Namun ketika permainan yang sama kembali muncul di acara berikutnya, respons peserta bisa berbeda. Bahkan sebelum permainan dimulai, beberapa peserta sudah bisa menebak mekanismenya.
Bukan berarti games lama selalu buruk. Masalahnya adalah ketika konsep yang sama digunakan berulang kali tanpa penyesuaian terhadap karakter peserta, tujuan acara, maupun tema gathering.
Kabar baiknya, HR tidak harus membuat permainan yang benar-benar baru dari nol setiap tahun. Ada beberapa cara praktis untuk menyegarkan aktivitas gathering tanpa menambah beban kerja panitia secara berlebihan.
Kenapa Games Gathering Sering Terasa Membosankan?
Ada beberapa alasan mengapa permainan dalam acara perusahaan mudah mengalami pengulangan.
Pertama, panitia biasanya memilih permainan yang sudah terbukti aman. Permainan tersebut sudah pernah digunakan, mudah dijelaskan, dan tidak membutuhkan banyak perlengkapan.
Kedua, keterbatasan waktu membuat panitia cenderung mengambil konsep yang sudah tersedia. Padahal, permainan yang sama sebenarnya bisa terasa berbeda jika mekanisme, tema, sistem penilaian, atau cara bermainnya diubah.
Ketiga, tidak semua panitia memiliki pengalaman dalam merancang aktivitas corporate event. Akibatnya, pilihan games sering berputar pada permainan yang umum dikenal.
Di sinilah peran perencanaan menjadi penting. Games seharusnya tidak hanya dipilih karena “seru”, tetapi juga disesuaikan dengan tujuan acara dan profil peserta.
Jangan Selalu Ganti Games, Ubah Cara Memainkannya
Salah satu cara paling mudah menghindari repetisi adalah melakukan game modification.
Misalnya, perusahaan sudah sering menggunakan permainan estafet. Tidak perlu langsung membuang konsep tersebut. Mekanismenya bisa diubah menjadi permainan berbasis strategi, komunikasi, atau tantangan tertentu.
Contohnya:
- Estafet biasa diubah menjadi estafet dengan instruksi komunikasi terbatas.
- Tebak kata ditambahkan sistem strategi dan bonus poin.
- Permainan kelompok dibuat menggunakan sistem misi bertahap.
- Games individu diubah menjadi kompetisi antartim.
- Permainan fisik dikombinasikan dengan teka-teki sederhana.
Dengan pendekatan ini, panitia tetap dapat menggunakan perlengkapan yang relatif sederhana, tetapi pengalaman peserta menjadi berbeda.
Sesuaikan Games dengan Tujuan Gathering
Games yang dipilih sebaiknya memiliki tujuan yang jelas.
Jika tujuan acara adalah employee engagement, pilih permainan yang membuat peserta berinteraksi dengan rekan kerja di luar tim atau divisinya.
Jika fokusnya adalah team building, permainan dapat dirancang untuk mendorong komunikasi, pembagian peran, pengambilan keputusan, dan penyelesaian masalah.
Sementara untuk family gathering perusahaan yang melibatkan keluarga karyawan, aktivitas sebaiknya lebih inklusif. Jangan seluruh permainan berorientasi pada kemampuan fisik karena peserta dapat berasal dari berbagai usia dan kondisi.
Beberapa tujuan yang dapat digunakan sebagai dasar pemilihan games antara lain:
- Meningkatkan interaksi antarkaryawan.
- Membangun komunikasi dalam tim.
- Menciptakan suasana santai.
- Mendorong kolaborasi.
- Memberikan apresiasi kepada karyawan.
- Membuat peserta lebih aktif selama acara.
- Menciptakan pengalaman yang memorable.
Dengan menentukan tujuan sejak awal, panitia tidak perlu mencari puluhan permainan. Cukup pilih aktivitas yang benar-benar mendukung konsep acara.
Gunakan Konsep Games yang Bisa Berganti Tema
Cara lain yang praktis adalah memilih permainan dengan mekanisme fleksibel.
Misalnya, konsep Amazing Race dapat digunakan berkali-kali dengan tantangan yang berbeda. Tahun ini peserta menyelesaikan misi komunikasi, tahun berikutnya bisa menggunakan tantangan puzzle, observasi, kreativitas, atau eksplorasi lokasi.
Hal yang sama dapat diterapkan pada team challenge.
Tema dapat disesuaikan dengan:
- Tema gathering.
- Nilai perusahaan.
- Lokasi acara.
- Budaya perusahaan.
- Anniversary perusahaan.
- Jumlah peserta.
- Karakter karyawan.
Dengan demikian, panitia tidak perlu selalu mencari permainan baru. Yang diperbarui adalah pengalaman bermainnya.
Libatkan EO agar Panitia Tidak Harus Memikirkan Semuanya Sendiri
Jika tim HR atau panitia internal memiliki keterbatasan waktu, bekerja sama dengan EO dapat menjadi solusi.
EO dapat membantu mulai dari menyusun konsep, memilih aktivitas, membuat mekanisme games, menyiapkan perlengkapan, membentuk tim, hingga mengatur jalannya permainan saat acara berlangsung.
Salah satu pilihan yang dapat dipertimbangkan adalah EO Family Gathering yang dapat membantu perusahaan menyiapkan konsep gathering secara lebih terstruktur.
PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan gathering.
Dengan bantuan EO, HR tidak harus menghabiskan banyak waktu untuk mencari ide permainan, melakukan technical meeting dengan vendor terpisah, atau memikirkan detail teknis saat acara berlangsung.
Buat Bank Ide Games untuk Beberapa Acara
Agar masalah games tidak muncul kembali tahun depan, HR dapat membuat bank ide aktivitas perusahaan.
Tidak perlu membuat dokumen yang rumit. Cukup catat permainan yang pernah digunakan beserta informasi penting seperti:
| Elemen | Informasi yang Dicatat |
|---|---|
| Nama games | Nama aktivitas |
| Jumlah peserta | Kapasitas ideal |
| Durasi | Perkiraan waktu |
| Lokasi | Indoor/outdoor |
| Tujuan | Team building, engagement, fun, dll. |
| Perlengkapan | Kebutuhan alat |
| Tingkat aktivitas | Rendah, sedang, tinggi |
| Catatan | Hal yang perlu diperbaiki |
Dokumen ini akan sangat membantu ketika perusahaan mulai merencanakan gathering berikutnya.
Panitia juga dapat menandai permainan yang sudah digunakan agar tidak kembali memakai konsep yang sama dalam waktu terlalu dekat.
Jangan Lupakan Faktor Usia dan Karakter Peserta
Satu kesalahan yang cukup sering terjadi adalah memilih games berdasarkan apa yang menurut panitia terlihat seru.
Padahal, peserta adalah faktor utama.
Gathering yang diikuti karyawan muda dalam jumlah besar tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan acara yang melibatkan karyawan senior, pasangan, anak-anak, atau keluarga.
Karena itu, sebelum menentukan permainan, perhatikan:
- Rentang usia peserta.
- Jumlah peserta.
- Komposisi karyawan dan keluarga.
- Kondisi lokasi.
- Cuaca jika acara outdoor.
- Tingkat aktivitas fisik.
- Waktu yang tersedia.
- Kebutuhan keamanan peserta.
Games yang sederhana tetapi sesuai dengan peserta sering kali menghasilkan pengalaman yang lebih baik dibanding permainan yang terlihat spektakuler tetapi tidak cocok dengan karakter audiens.
Buat Games yang Memiliki Cerita
Jika ingin membuat aktivitas lebih memorable, games dapat dikemas sebagai sebuah cerita atau misi.
Contohnya, bukan sekadar “lomba mencari benda”, tetapi peserta diberi sebuah misi yang harus diselesaikan secara bertahap. Setiap tantangan memberikan petunjuk menuju tantangan berikutnya.
Pendekatan seperti ini membuat peserta merasa sedang mengikuti sebuah pengalaman, bukan hanya berpindah dari satu permainan ke permainan lain.
Konsep tersebut juga dapat dikembangkan menjadi Amazing Race, treasure hunt, team mission, atau aktivitas tematik lainnya.
Jika perusahaan membutuhkan bantuan untuk merancang kegiatan dari tahap konsep hingga eksekusi, layanan EO Family Gathering dapat menjadi salah satu opsi untuk dipertimbangkan.
Tidak Perlu Memaksakan Semua Games Harus Baru
Hal terpenting adalah jangan menjadikan “games baru” sebagai satu-satunya indikator keberhasilan acara.
Permainan lama tetap dapat digunakan selama masih relevan dan dikemas dengan cara yang berbeda.
Yang perlu dihindari adalah mengulang pengalaman yang sama tanpa mempertimbangkan tujuan dan karakter peserta.
Dengan sedikit modifikasi pada mekanisme, tema, pembagian kelompok, sistem poin, atau tantangan, satu konsep permainan dapat dikembangkan menjadi beberapa format.
Jika panitia ingin menghemat waktu, alternatif lainnya adalah menyerahkan pengembangan konsep kepada EO Family Gathering yang memiliki pengalaman dalam membantu perusahaan menyiapkan aktivitas gathering dan team building.
Saatnya Membuat Gathering Lebih Fresh Tanpa Menambah Beban HR
Games bukan sekadar pengisi waktu dalam acara perusahaan. Aktivitas yang dirancang dengan tepat dapat menjadi sarana untuk meningkatkan interaksi, membangun komunikasi, menciptakan suasana positif, dan membuat peserta lebih terlibat dalam acara.
Karena itu, HR tidak perlu merasa harus menemukan permainan yang sepenuhnya baru setiap tahun. Mulailah dari tujuan acara, kenali karakter peserta, kemudian modifikasi konsep permainan yang sudah ada atau gunakan bantuan profesional untuk mengembangkan aktivitas yang lebih sesuai.
Jika perusahaan Anda sedang mempersiapkan family gathering, employee gathering, company outing, team building, atau corporate event, PrasastiSelaras.com siap membantu menyiapkan konsep kegiatan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep gathering, pilihan games, rundown, dan kebutuhan event perusahaan Anda.
