Mengadakan family gathering, employee gathering, atau outing perusahaan seharusnya menjadi momen untuk membuat karyawan lebih dekat dan menikmati waktu bersama. Namun, bagi tim HR, persiapan acara sering kali justru menjadi pekerjaan tambahan yang cukup menguras waktu dan tenaga.
HR harus tetap menjalankan pekerjaan utama, mulai dari administrasi karyawan, recruitment, employee relations, hingga kebutuhan internal perusahaan. Di saat yang sama, HR bisa saja ditunjuk menjadi panitia acara perusahaan secara mendadak.
Mulai dari mencari venue, menyusun rundown, menghubungi vendor, mengatur transportasi, menyiapkan games, sampai memastikan acara berjalan sesuai rencana. Jika semuanya dikerjakan sendiri, risiko kewalahan tentu semakin besar.
Lalu, bagaimana cara HR mengatasinya tanpa membuat pekerjaan utama terbengkalai?
1. Tentukan Dulu Ruang Lingkup Acara
Kesalahan yang sering terjadi adalah langsung mencari venue atau vendor sebelum konsep acara ditentukan.
Sebelum masuk ke tahap teknis, HR sebaiknya membuat brief sederhana yang berisi:
- Tujuan acara
- Jumlah peserta
- Perkiraan usia peserta
- Tanggal atau periode pelaksanaan
- Durasi acara
- Lokasi yang diinginkan
- Perkiraan anggaran
- Jenis aktivitas
- Kebutuhan khusus peserta
Contohnya, family gathering dengan peserta yang membawa anak-anak tentu membutuhkan pendekatan berbeda dibandingkan employee outing yang hanya diikuti karyawan.
Brief sederhana ini akan membantu HR menghindari perubahan konsep berkali-kali selama proses persiapan.
2. Jangan Semua Pekerjaan Dikerjakan Sendiri
HR memang dapat menjadi PIC acara, tetapi bukan berarti seluruh pekerjaan harus dikerjakan oleh HR.
Pisahkan pekerjaan menjadi dua kelompok: pekerjaan yang membutuhkan keputusan internal perusahaan dan pekerjaan teknis yang bisa didelegasikan.
HR atau panitia internal dapat menangani:
- Persetujuan konsep
- Daftar peserta
- Kebijakan perusahaan
- Approval anggaran
- Komunikasi internal
- Kebutuhan khusus karyawan
Sementara pekerjaan teknis dapat dialihkan kepada vendor atau EO, seperti:
- Penyusunan konsep acara
- Rundown
- Games
- Entertainment
- MC
- Event crew
- Dokumentasi
- Koordinasi vendor
- Peralatan acara
- Pelaksanaan di lapangan
Dengan pembagian seperti ini, HR tetap memegang kendali tanpa harus menjadi pelaksana semua pekerjaan.
3. Gunakan EO untuk Mengurangi Beban Teknis
Ketika acara melibatkan banyak peserta dan berbagai kebutuhan teknis, menggunakan EO Family Gathering dapat menjadi salah satu solusi praktis.
EO dapat membantu mengubah brief dari perusahaan menjadi konsep acara yang lebih terstruktur. Tim HR cukup memberikan informasi mengenai tujuan, jumlah peserta, karakter peserta, preferensi lokasi, serta kisaran anggaran.
Selanjutnya, EO dapat membantu menyiapkan kebutuhan teknis berdasarkan konsep yang telah disepakati.
Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan, PrasastiSelaras.com dapat menjadi partner sebagai EO Family Gathering.
Pendekatan ini juga membantu mengurangi risiko HR harus menghubungi banyak vendor secara terpisah. Alih-alih mengoordinasikan berbagai kebutuhan sendiri, HR memiliki satu pihak yang membantu mengelola aspek teknis acara.
4. Buat Rundown yang Realistis
Rundown bukan sekadar daftar jam dan kegiatan. Rundown yang baik harus mempertimbangkan kondisi nyata di lapangan.
Misalnya, waktu registrasi peserta tidak bisa disamakan dengan waktu peserta sudah benar-benar berkumpul di area kegiatan. Begitu juga dengan perpindahan lokasi, makan, istirahat, ibadah, foto bersama, dan persiapan games.
Rundown sebaiknya memiliki:
- Waktu mulai dan selesai
- Durasi setiap kegiatan
- PIC
- Lokasi
- Kebutuhan peralatan
- Catatan teknis
- Buffer time untuk kondisi tidak terduga
Hindari membuat acara terlalu padat hanya karena ingin memasukkan sebanyak mungkin aktivitas.
Family gathering yang terlalu penuh justru dapat membuat peserta kelelahan.
5. Pilih Aktivitas Berdasarkan Karakter Peserta
Tidak semua games cocok untuk semua perusahaan.
Jika peserta terdiri dari berbagai kelompok usia, aktivitas sebaiknya dibuat inklusif. Jangan hanya memilih permainan yang membutuhkan aktivitas fisik tinggi.
Beberapa pilihan aktivitas dapat disesuaikan dengan karakter peserta, misalnya:
- Fun games kelompok
- Team challenge
- Amazing race
- Quiz interaktif
- Creative competition
- Family games
- Aktivitas santai
- Entertainment
- Doorprize
Untuk employee gathering, aktivitas juga bisa diarahkan pada komunikasi, kerja sama, dan interaksi antardivisi.
Sementara untuk family gathering, permainan dapat dibuat lebih fleksibel agar anak-anak, orang tua, maupun karyawan dapat ikut menikmati acara.
6. Buat Satu Jalur Komunikasi
Salah satu sumber masalah dalam persiapan acara adalah terlalu banyak orang memberikan instruksi kepada vendor.
Misalnya, vendor menerima informasi berbeda dari HR, panitia, manajemen, dan departemen lain. Akibatnya, perubahan kecil dapat berkembang menjadi masalah teknis.
Sebaiknya perusahaan menunjuk satu PIC utama untuk komunikasi dengan EO atau vendor.
PIC tidak harus mengerjakan semuanya. Fungsinya adalah menjadi pusat koordinasi dan memastikan keputusan yang diberikan kepada vendor sudah mendapatkan persetujuan internal.
Dengan satu jalur komunikasi, proses revisi konsep, rundown, kebutuhan teknis, dan perubahan peserta menjadi lebih mudah dikendalikan.
7. Siapkan Plan B
Acara perusahaan tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Jika kegiatan dilakukan outdoor, misalnya, kondisi cuaca dapat memengaruhi jalannya acara. Karena itu, HR dan EO perlu membicarakan skenario alternatif sejak awal.
Plan B dapat mencakup:
- Lokasi indoor alternatif
- Perubahan jenis games
- Penyesuaian rundown
- Alternatif aktivitas
- Perubahan teknis sound system
- Pengaturan transportasi
- Prosedur ketika terjadi keterlambatan
Perencanaan alternatif bukan berarti acara pasti bermasalah. Justru, persiapan tersebut membantu panitia mengambil keputusan dengan lebih cepat ketika kondisi di lapangan berubah.
8. Jangan Lupa Menghitung Beban Kerja HR
Ketika HR menjadi panitia, ada satu hal yang sering terlupakan: pekerjaan HR tetap harus berjalan.
Persiapan acara sebaiknya tidak dilakukan tanpa pembagian waktu yang jelas. Jika memungkinkan, buat timeline persiapan sejak beberapa minggu atau bulan sebelum acara.
Contoh pembagian sederhana:
Tahap awal: menentukan tujuan, peserta, konsep, dan anggaran.
Tahap perencanaan: memilih venue, EO, aktivitas, konsumsi, transportasi, dan kebutuhan teknis.
Tahap finalisasi: memastikan jumlah peserta, rundown, pembagian tugas, perlengkapan, dan komunikasi acara.
Hari-H: HR fokus pada kebutuhan internal dan keputusan penting, sedangkan tim EO menangani pelaksanaan teknis di lapangan.
Pembagian tersebut membuat HR tidak harus meninggalkan tanggung jawab utamanya hanya karena menjadi panitia.
Kapan HR Sebaiknya Menggunakan EO?
Menggunakan EO menjadi semakin relevan ketika acara memiliki banyak komponen dan peserta dalam jumlah besar.
Beberapa kondisi yang perlu dipertimbangkan antara lain:
- Tim HR terbatas
- Panitia belum memiliki pengalaman mengelola event
- Acara melibatkan transportasi dan akomodasi
- Membutuhkan games dan aktivitas terstruktur
- Memerlukan koordinasi beberapa vendor
- Manajemen menginginkan acara yang lebih profesional
- HR tidak memiliki cukup waktu untuk mengurus teknis acara
- Acara berlangsung di luar kota
- Terdapat banyak peserta dari berbagai usia
Dalam kondisi seperti ini, EO bukan berarti mengambil alih seluruh keputusan perusahaan. EO justru dapat berperan sebagai partner teknis agar HR dapat tetap fokus pada kebutuhan internal perusahaan.
PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan dan mengelola kebutuhan acara sesuai brief dan kebutuhan perusahaan.
Checklist Sederhana untuk HR yang Menjadi Panitia
Sebelum acara berjalan, pastikan beberapa hal berikut sudah jelas:
- Tujuan acara sudah ditentukan
- Jumlah peserta sudah diperbarui
- Budget sudah mendapatkan approval
- Venue sudah dikonfirmasi
- Rundown sudah disepakati
- Aktivitas sesuai karakter peserta
- Transportasi dan akomodasi sudah dicek
- Konsumsi sudah dikonfirmasi
- Vendor sudah memiliki PIC yang jelas
- Peralatan teknis sudah dipersiapkan
- Dokumentasi sudah dikoordinasikan
- Plan B sudah tersedia
- Informasi acara sudah disampaikan kepada peserta
Semakin awal checklist ini dibuat, semakin kecil kemungkinan kebutuhan penting terlewat.
Saatnya HR Berhenti Mengerjakan Semuanya Sendiri
Menjadi panitia acara perusahaan tidak harus membuat tim HR kewalahan. Kuncinya adalah menentukan mana pekerjaan yang harus diputuskan secara internal dan mana pekerjaan teknis yang dapat didelegasikan kepada profesional.
Dengan konsep yang jelas, pembagian tugas yang tepat, rundown realistis, serta dukungan EO, HR dapat tetap menjalankan fungsi utamanya sekaligus memastikan employee gathering atau family gathering berjalan dengan baik.
Jika perusahaan Anda sedang merencanakan acara dan membutuhkan bantuan mulai dari konsep hingga pelaksanaan, konsultasikan kebutuhan acara kepada PrasastiSelaras.com, EO Family Gathering yang dapat membantu perusahaan mempersiapkan event secara lebih terstruktur.
Ingin mengadakan family gathering perusahaan tanpa membuat tim HR kewalahan? Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep, kebutuhan peserta, aktivitas, dan teknis acara yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
