Musim liburan sering menjadi waktu favorit perusahaan untuk mengadakan family gathering. Karyawan lebih mudah diajak berpartisipasi, anak dan pasangan dapat ikut menikmati acara, dan suasana kerja bisa sejenak berganti dengan kegiatan yang lebih santai.
Namun, ada satu masalah yang sering muncul: venue yang cocok susah didapat saat musim liburan.
Hotel, resort, villa, tempat wisata, hingga venue outdoor biasanya mengalami peningkatan permintaan. Jika pencarian venue baru dilakukan beberapa minggu sebelum acara, pilihan bisa semakin terbatas. Bahkan, venue yang tersedia belum tentu sesuai dengan jumlah peserta, konsep acara, fasilitas, maupun anggaran perusahaan.
Bagi HR, GA, maupun panitia family gathering, kondisi ini tentu bisa membuat persiapan menjadi lebih rumit. Kabar baiknya, masalah tersebut sebenarnya dapat diminimalkan dengan strategi pemilihan venue yang tepat.
Kenapa Venue Family Gathering Lebih Sulit Didapat Saat Musim Liburan?
Permintaan terhadap venue biasanya meningkat pada periode liburan karena bukan hanya perusahaan yang mengadakan kegiatan. Keluarga, komunitas, sekolah, dan berbagai organisasi juga mencari tempat untuk berkegiatan.
Akibatnya, beberapa venue populer dapat penuh lebih cepat.
Selain masalah ketersediaan, harga dan paket yang ditawarkan juga dapat berbeda tergantung periode. Venue yang pada hari biasa masih memiliki banyak pilihan paket mungkin memiliki keterbatasan saat high season.
Karena itu, panitia tidak sebaiknya hanya bertanya, “Venue mana yang masih kosong?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
- Apakah kapasitas venue sesuai jumlah peserta?
- Apakah venue dapat mendukung konsep acara?
- Apakah tersedia area untuk games?
- Apakah tersedia ruang untuk makan bersama?
- Bagaimana akses transportasinya?
- Apakah tersedia fasilitas untuk anak-anak dan lansia?
- Bagaimana aturan penggunaan sound system?
- Apakah venue memiliki pilihan indoor jika hujan?
Dengan begitu, pencarian venue tidak hanya berdasarkan ketersediaan.
1. Tentukan Kebutuhan Sebelum Mencari Venue
Kesalahan yang cukup sering dilakukan panitia adalah mencari venue terlebih dahulu, kemudian menyesuaikan konsep acara.
Padahal, sebaiknya kebutuhan acara ditentukan lebih dulu.
Minimal, panitia perlu memiliki gambaran mengenai:
- Jumlah karyawan yang ikut
- Jumlah keluarga atau anak
- Durasi acara
- Konsep kegiatan
- Kebutuhan indoor dan outdoor
- Kebutuhan konsumsi
- Aktivitas atau games
- Kebutuhan panggung dan sound system
- Transportasi
- Akomodasi jika diperlukan
Misalnya, perusahaan ingin mengadakan family gathering dengan fun games dan aktivitas keluarga. Venue dengan ruang indoor yang kecil mungkin kurang sesuai meskipun secara kapasitas kamar terlihat mencukupi.
Sebaliknya, venue dengan area lapang dan fasilitas keluarga bisa lebih mendukung keseluruhan konsep acara.
2. Jangan Menunggu Sampai Mendekati Musim Liburan
Semakin dekat dengan tanggal pelaksanaan, semakin sedikit pilihan yang tersedia.
Karena itu, pencarian venue sebaiknya dilakukan jauh sebelum acara, terutama jika perusahaan sudah mengetahui periode libur yang akan digunakan.
Idealnya, panitia membuat shortlist beberapa venue sekaligus. Jangan hanya mengandalkan satu pilihan.
Buat setidaknya beberapa kategori:
Venue utama: pilihan yang paling sesuai dengan konsep.
Venue alternatif: memiliki karakteristik serupa jika pilihan utama penuh.
Venue cadangan: digunakan jika terjadi perubahan kondisi atau kebutuhan.
Strategi ini membuat panitia tidak harus memulai pencarian dari nol ketika venue pilihan pertama ternyata sudah penuh.
3. Prioritaskan Venue Berdasarkan Kebutuhan, Bukan Sekadar Popularitas
Venue terkenal belum tentu menjadi venue yang paling sesuai untuk family gathering perusahaan.
Pertimbangkan kebutuhan peserta secara keseluruhan.
Untuk acara yang melibatkan keluarga, misalnya, faktor yang perlu diperhatikan antara lain akses kendaraan, area bermain, toilet, tempat makan, keamanan, dan kenyamanan peserta berbagai usia.
Sementara untuk acara yang berorientasi pada team building, area kegiatan dan fleksibilitas venue mungkin menjadi pertimbangan yang lebih penting.
Jadi, jangan memilih venue hanya karena terlihat bagus di media sosial.
Pastikan venue tersebut memang mendukung aktivitas yang akan dilakukan.
4. Siapkan Konsep Acara yang Fleksibel
Salah satu cara mengatasi keterbatasan venue adalah tidak membuat konsep yang terlalu bergantung pada satu jenis lokasi.
Misalnya, apabila konsep awal adalah outdoor games, siapkan alternatif aktivitas indoor.
Jika venue tidak menyediakan lapangan luas, konsep bisa disesuaikan menjadi fun games yang menggunakan beberapa area atau aktivitas team building yang tidak membutuhkan ruang terlalu besar.
Fleksibilitas konsep membuat pilihan venue menjadi lebih banyak.
Inilah salah satu alasan mengapa bekerja bersama EO Family Gathering dapat membantu. EO yang berpengalaman dapat membantu menyesuaikan konsep kegiatan dengan karakter venue, bukan sekadar mencari tempat lalu menyerahkan seluruh penyesuaian kepada panitia.
5. Periksa Venue Secara Menyeluruh
Jangan hanya melihat foto venue atau informasi di internet.
Jika memungkinkan, lakukan site inspection sebelum mengambil keputusan.
Perhatikan beberapa hal seperti:
- Kondisi akses menuju lokasi
- Area parkir
- Kapasitas ruangan
- Area kegiatan
- Kondisi toilet
- Tempat ibadah
- Area makan
- Jalur peserta
- Ketersediaan listrik
- Area untuk sound system
- Ruang untuk registrasi
- Kondisi venue ketika hujan
- Akses untuk peserta anak-anak dan lansia
Site inspection juga membantu panitia membayangkan bagaimana alur acara akan berlangsung.
Venue yang terlihat luas dalam foto belum tentu memiliki layout yang ideal untuk kebutuhan event.
6. Jangan Lupa Memikirkan Plan B
Masalah venue bukan hanya soal penuh atau kosong.
Cuaca, perubahan jumlah peserta, perubahan kebijakan venue, hingga kendala teknis juga dapat memengaruhi pelaksanaan acara.
Karena itu, panitia sebaiknya memiliki contingency plan.
Contohnya, jika acara menggunakan area outdoor, pastikan tersedia alternatif ketika hujan. Jika aktivitas utama membutuhkan lapangan, siapkan permainan pengganti yang dapat dilakukan di ruangan.
Perencanaan seperti ini akan membuat acara lebih siap menghadapi perubahan.
7. Libatkan EO Sejak Tahap Perencanaan
Banyak perusahaan baru menghubungi EO ketika venue sudah ditentukan. Padahal, EO dapat dilibatkan sejak tahap awal perencanaan.
EO Family Gathering dapat membantu menghubungkan kebutuhan perusahaan dengan konsep, venue, aktivitas, rundown, vendor, hingga pelaksanaan acara.
Salah satu penyedia jasa yang dapat menjadi pertimbangan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering, yang dapat membantu perusahaan dalam merancang kebutuhan kegiatan family gathering secara lebih terstruktur.
Dengan melibatkan EO sejak awal, panitia dapat mendiskusikan kebutuhan acara sebelum menentukan venue. Ini penting karena venue dan konsep seharusnya saling mendukung.
Informasi mengenai layanan dapat dilihat melalui EO Family Gathering.
Venue Sulit Didapat Bukan Berarti Family Gathering Harus Ditunda
Keterbatasan venue saat musim liburan memang menjadi tantangan yang perlu diperhitungkan. Namun, masalah tersebut dapat diminimalkan dengan perencanaan lebih awal dan kriteria venue yang jelas.
Jangan hanya mencari venue yang “masih tersedia”. Cari venue yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan peserta dan konsep acara.
Mulai dengan menentukan jumlah peserta, konsep, aktivitas, kebutuhan fasilitas, serta anggaran. Setelah itu, buat beberapa alternatif venue dan lakukan pengecekan secara menyeluruh.
Jika proses tersebut terasa terlalu kompleks untuk dikerjakan oleh panitia internal, melibatkan EO sejak awal dapat membantu mempercepat proses sekaligus mengurangi beban koordinasi.
Untuk perusahaan yang sedang mempersiapkan family gathering, Anda dapat berkonsultasi dengan EO Family Gathering dari PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep acara, kebutuhan venue, aktivitas, hingga pelaksanaan event.
Jangan menunggu sampai venue favorit penuh. Rencanakan family gathering lebih awal agar pilihan venue dan konsep acara tetap fleksibel.
EO Family Gathering PrasastiSelaras.com siap menjadi partner perusahaan dalam mempersiapkan kegiatan yang terencana, terkoordinasi, dan disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
