Family gathering perusahaan sering terlihat sederhana dari luar. Ada peserta, venue, makanan, games, transportasi, lalu acara berjalan sesuai rundown. Namun bagi tim HR dan GA yang bertugas menyiapkannya, kenyataannya bisa jauh lebih kompleks.
Salah satu masalah yang masih sering terjadi adalah tim HR merangkap menjadi panitia dadakan. Di tengah pekerjaan utama seperti mengelola karyawan, administrasi, recruitment, payroll, maupun operasional kantor, mereka juga harus memikirkan venue, transportasi, konsumsi, rundown, games, hingga koordinasi vendor.
Situasi ini dapat membuat persiapan family gathering menjadi kurang optimal. Bukan karena tim HR tidak mampu mengelola acara, tetapi karena menyelenggarakan acara perusahaan membutuhkan waktu, koordinasi, pengalaman teknis, dan perhatian yang cukup besar.
Lantas, mengapa kondisi ini masih sering terjadi dan bagaimana cara mengatasinya?
Mengapa Tim HR Sering Merangkap Menjadi Panitia Family Gathering?
Ada beberapa alasan yang membuat HR atau GA akhirnya mengambil peran sebagai panitia acara.
1. Family gathering dianggap sebagai acara internal biasa
Sebagian perusahaan masih menganggap family gathering hanya sebagai kegiatan rekreasi karyawan. Akibatnya, persiapan acara sering diberikan kepada HR atau GA tanpa melihat kompleksitas pekerjaan di belakangnya.
Padahal, ketika jumlah peserta sudah cukup banyak, kebutuhan acara dapat berkembang menjadi pekerjaan yang melibatkan berbagai aspek, seperti:
- Pemilihan venue
- Transportasi peserta
- Akomodasi
- Konsumsi
- Registrasi
- Rundown
- Entertainment
- Games dan aktivitas
- Sound system
- Dokumentasi
- Koordinasi vendor
- Event crew
- Pengelolaan risiko
Semakin besar acaranya, semakin banyak detail yang harus dikendalikan.
2. Tidak ada PIC khusus untuk event
HR biasanya menjadi pihak yang paling dekat dengan kebutuhan karyawan. Karena itu, mereka sering dianggap sebagai pihak yang paling tepat untuk mengurus family gathering.
Masalahnya, menjadi PIC bukan hanya soal berkomunikasi dengan vendor. PIC juga harus memastikan setiap bagian acara berjalan sesuai rencana.
Ketika tidak ada event organizer atau tim event khusus, pekerjaan tersebut akhirnya dibebankan kepada beberapa orang dari HR atau GA.
3. Anggaran dianggap lebih hemat jika dikerjakan sendiri
Mengelola acara secara internal memang terlihat dapat mengurangi biaya jasa EO. Namun perusahaan perlu menghitung biaya secara lebih menyeluruh.
Waktu yang digunakan untuk mencari venue, membandingkan vendor, membuat rundown, melakukan koordinasi, melakukan survey lokasi, sampai mengawasi acara juga memiliki nilai.
Jika pekerjaan tersebut membuat tim HR harus mengurangi fokus dari pekerjaan utama, efisiensi yang diharapkan belum tentu benar-benar terjadi.
Apa Risiko Jika HR Menjadi Panitia Dadakan?
Menjadi panitia internal bukan sesuatu yang selalu salah. Untuk acara kecil dengan peserta terbatas, sistem tersebut mungkin masih dapat berjalan.
Namun untuk family gathering dengan peserta yang lebih banyak dan konsep yang kompleks, terdapat beberapa risiko yang perlu diperhatikan.
Persiapan menjadi terlalu padat
HR tetap memiliki pekerjaan rutin. Ketika persiapan acara mulai memasuki tahap intensif, pekerjaan event dapat menumpuk dengan pekerjaan kantor.
Akibatnya, beberapa detail penting berpotensi terlewat.
Koordinasi vendor menjadi lebih rumit
Satu acara dapat melibatkan banyak pihak. Venue, transportasi, katering, entertainment, dokumentasi, perlengkapan, dan vendor aktivitas harus memiliki informasi yang sama.
Tanpa sistem koordinasi yang jelas, perubahan kecil dapat menimbulkan masalah pada bagian lain.
Rundown kurang realistis
Rundown bukan sekadar daftar kegiatan dan jam. Waktu perpindahan peserta, registrasi, briefing, persiapan games, makan, istirahat, hingga antisipasi keterlambatan perlu diperhitungkan.
Pengalaman dalam menangani event dapat membantu membuat rundown yang lebih realistis dan fleksibel.
HR sulit menikmati acara
Ini adalah masalah yang sering terlupakan.
Family gathering seharusnya juga menjadi kesempatan bagi karyawan untuk bersantai dan membangun hubungan dengan rekan kerja. Namun jika HR harus terus memantau vendor, peserta, rundown, konsumsi, dan perlengkapan, mereka bisa justru menjadi pihak yang paling sibuk selama acara.
Bagaimana Cara Mengatasinya?
Salah satu solusi adalah membagi tanggung jawab antara tim internal dan pihak profesional.
HR tetap dapat berperan sebagai pengarah, terutama dalam menentukan tujuan acara, karakter peserta, budget, serta kebutuhan perusahaan. Sementara pekerjaan teknis dan operasional event dapat ditangani oleh EO Family Gathering yang memiliki pengalaman dalam perencanaan dan pelaksanaan acara.
Dengan pembagian tersebut, HR tidak harus menyerahkan seluruh keputusan kepada EO. Sebaliknya, HR dapat tetap mengontrol hal-hal strategis tanpa harus mengerjakan seluruh detail teknis.
Apa Saja yang Bisa Dibantu EO Family Gathering?
Penggunaan EO dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tidak selalu berarti seluruh pekerjaan harus dialihkan.
Beberapa pekerjaan yang umumnya dapat dibantu antara lain:
Konsep acara
EO membantu menerjemahkan tujuan perusahaan menjadi konsep kegiatan yang sesuai dengan karakter peserta.
Rundown
Rangkaian acara disusun dengan mempertimbangkan durasi, jumlah peserta, lokasi, aktivitas, dan kebutuhan teknis.
Games dan aktivitas
Aktivitas dapat dirancang agar tidak sekadar menyenangkan, tetapi juga mendorong interaksi dan keterlibatan peserta.
Vendor management
EO dapat membantu mengkoordinasikan kebutuhan vendor sehingga komunikasi tidak harus dilakukan oleh banyak orang dari pihak perusahaan.
Event execution
Pada hari pelaksanaan, tim event dapat membantu memastikan rundown, peserta, vendor, perlengkapan, dan aktivitas berjalan sesuai rencana.
Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan dalam menyiapkan acara, EO Family Gathering PrasastiSelaras.com dapat menjadi salah satu opsi untuk dibahas bersama tim HR atau panitia perusahaan.
Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan EO?
Tidak ada satu ukuran yang berlaku untuk semua perusahaan. Keputusan menggunakan EO sebaiknya mempertimbangkan tingkat kompleksitas acara, bukan hanya jumlah peserta.
EO dapat dipertimbangkan ketika:
- Panitia internal memiliki keterbatasan waktu.
- Acara melibatkan banyak vendor.
- Perusahaan membutuhkan konsep dan aktivitas yang lebih terstruktur.
- Peserta terdiri dari karyawan sekaligus keluarga.
- Acara dilakukan di luar kota.
- Perusahaan membutuhkan koordinasi transportasi dan akomodasi.
- HR ingin tetap fokus pada pekerjaan utama.
- Acara memiliki target engagement tertentu.
- Dibutuhkan tim yang mengawasi pelaksanaan acara di lokasi.
Untuk kebutuhan tersebut, EO Family Gathering dapat dilibatkan sejak tahap perencanaan agar kebutuhan acara dapat dibahas lebih awal.
HR Tetap Penting, Tetapi Tidak Harus Mengerjakan Semuanya
Menggunakan EO bukan berarti HR kehilangan peran dalam family gathering. Justru HR tetap memiliki posisi penting dalam menentukan arah acara.
HR paling memahami karakter karyawan, budaya perusahaan, kebutuhan peserta, serta tujuan yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.
Sementara itu, EO dapat membantu menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi eksekusi event yang lebih terstruktur.
Pembagian seperti ini membuat HR dapat fokus pada keputusan yang memang membutuhkan pemahaman internal perusahaan, sedangkan pekerjaan teknis event dapat ditangani oleh tim yang memang berfokus pada penyelenggaraan acara.
Saatnya Mengubah Family Gathering dari Beban Menjadi Pengalaman Karyawan
Family gathering seharusnya tidak menjadi proyek dadakan yang membuat tim HR dan GA kewalahan beberapa minggu sebelum acara.
Dengan perencanaan yang lebih awal, pembagian tanggung jawab yang jelas, serta dukungan profesional ketika dibutuhkan, perusahaan dapat membuat proses persiapan lebih terstruktur.
PrasastiSelaras.com hadir sebagai EO Family Gathering yang dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan kebutuhan acara family gathering secara lebih terarah. Tim HR dapat mendiskusikan kebutuhan, konsep, aktivitas, serta detail acara sesuai karakter perusahaan.
Ingin menyiapkan family gathering tanpa membuat tim HR harus menjadi panitia dadakan? Konsultasikan kebutuhan acara perusahaan Anda dengan PrasastiSelaras.com dan diskusikan konsep yang sesuai dengan tujuan, peserta, serta kebutuhan perusahaan.
