Banyak tim HR dan GA menghadapi masalah yang sama ketika menyiapkan family gathering perusahaan: tidak semua karyawan antusias untuk ikut, terutama jika acara dilaksanakan di luar jam kerja.
Bagi perusahaan, family gathering seharusnya menjadi kesempatan untuk melepas penat, mempererat hubungan antarpegawai, sekaligus membangun suasana kerja yang lebih positif. Namun, bagi sebagian karyawan, acara di luar jam kerja justru bisa dianggap sebagai tambahan kewajiban.
Jika kondisi ini tidak diperhatikan sejak awal, tingkat kehadiran peserta bisa rendah dan suasana acara menjadi kurang hidup. Karena itu, panitia perlu memahami alasan karyawan enggan mengikuti acara kantor dan merancang kegiatan yang benar-benar memberikan pengalaman positif.
Mengapa Karyawan Malas Mengikuti Acara Kantor di Luar Jam Kerja?
Keengganan karyawan tidak selalu berarti mereka tidak peduli terhadap perusahaan. Ada berbagai alasan yang perlu dipahami oleh HR dan panitia.
1. Merasa Waktu Pribadi Terganggu
Di luar jam kerja merupakan waktu yang biasanya digunakan karyawan untuk beristirahat, berkumpul bersama keluarga, menjalankan aktivitas pribadi, atau menyelesaikan urusan rumah tangga.
Ketika family gathering dilakukan pada akhir pekan atau hari libur, sebagian karyawan mungkin merasa bahwa waktu istirahat mereka berkurang.
Karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan waktu penyelenggaraan dengan matang. Jangan sampai acara yang bertujuan meningkatkan engagement justru dianggap sebagai tambahan beban.
2. Konsep Acara Terlalu Monoton
Karyawan mungkin pernah mengikuti acara kantor yang formatnya hampir selalu sama: datang ke venue, makan bersama, mendengarkan sambutan, mengikuti permainan sederhana, lalu pulang.
Jika pengalaman sebelumnya kurang menarik, tidak mengherankan jika peserta menjadi kurang antusias ketika perusahaan kembali mengadakan gathering.
Konsep acara perlu dibuat lebih relevan dengan karakter peserta. Misalnya dengan kombinasi fun games, team building, aktivitas keluarga, entertainment, kompetisi ringan, atau konsep outdoor yang memberikan pengalaman berbeda.
3. Aktivitas Tidak Sesuai dengan Karakter Peserta
Salah satu kesalahan dalam merancang family gathering adalah menganggap semua peserta menyukai jenis aktivitas yang sama.
Padahal, peserta perusahaan bisa terdiri dari berbagai usia, posisi, kondisi fisik, hingga latar belakang. Aktivitas yang terlalu melelahkan mungkin tidak cocok untuk sebagian peserta. Sebaliknya, acara yang terlalu pasif dapat membuat peserta merasa bosan.
Karena itu, pilihan aktivitas sebaiknya memiliki variasi tingkat aktivitas dan dapat melibatkan peserta secara bertahap.
4. Acara Terasa Seperti Kewajiban
Family gathering akan sulit mendapatkan antusiasme jika komunikasi dari panitia hanya berisi kewajiban hadir.
Cara perusahaan menyampaikan acara juga berpengaruh terhadap persepsi peserta. Informasi mengenai konsep, aktivitas, fasilitas, hadiah, konsumsi, hingga agenda acara sebaiknya disampaikan dengan jelas dan menarik.
Karyawan perlu memahami bahwa mereka akan mendapatkan pengalaman yang menyenangkan, bukan sekadar menghadiri agenda perusahaan.
Bagaimana Cara Meningkatkan Antusiasme Karyawan?
Masalah partisipasi dapat diminimalkan dengan perencanaan yang lebih berorientasi pada pengalaman peserta.
Tentukan Konsep Berdasarkan Profil Peserta
Sebelum menentukan permainan atau venue, panitia sebaiknya memahami siapa saja yang akan mengikuti acara.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Jumlah peserta.
- Rentang usia.
- Proporsi karyawan dan keluarga.
- Kondisi fisik peserta.
- Preferensi aktivitas.
- Durasi acara.
- Lokasi dan waktu penyelenggaraan.
- Anggaran yang tersedia.
Dengan memahami profil peserta, konsep acara dapat dibuat lebih inklusif dan tidak hanya cocok untuk kelompok tertentu.
Buat Aktivitas yang Melibatkan Banyak Orang
Aktivitas yang terlalu kompetitif atau hanya melibatkan beberapa orang dapat membuat peserta lain menjadi penonton.
Untuk family gathering, pilih aktivitas yang memungkinkan banyak peserta terlibat secara bersamaan. Misalnya team challenge, fun games, amazing race, permainan kolaboratif, lomba keluarga, atau aktivitas interaktif lainnya.
Tujuannya bukan semata-mata menentukan pemenang, tetapi menciptakan interaksi dan pengalaman bersama.
Jangan Memadatkan Rundown Secara Berlebihan
Rundown yang terlalu penuh juga dapat membuat peserta kelelahan.
Family gathering bukan seminar yang harus mengejar banyak agenda. Berikan waktu untuk makan, istirahat, berbincang, menikmati venue, dan berinteraksi secara informal.
Komposisi acara yang seimbang biasanya lebih nyaman dibandingkan jadwal yang setiap menitnya diisi aktivitas.
Libatkan Karyawan dalam Perencanaan
Jika memungkinkan, panitia dapat meminta masukan sederhana sebelum acara berlangsung.
Misalnya melalui survei internal mengenai:
- Jenis aktivitas yang diminati.
- Preferensi lokasi.
- Waktu pelaksanaan.
- Apakah karyawan membawa keluarga.
- Aktivitas yang sebaiknya dihindari.
Masukan tersebut dapat menjadi dasar dalam menyusun konsep sehingga acara tidak sepenuhnya dibuat berdasarkan asumsi panitia.
Peran EO dalam Membuat Family Gathering Lebih Menarik
Merancang acara perusahaan dengan peserta yang beragam membutuhkan koordinasi yang cukup kompleks. Selain konsep, panitia harus memikirkan venue, rundown, konsumsi, transportasi, permainan, entertainment, perlengkapan, crew, hingga pelaksanaan di lapangan.
Di sinilah penggunaan jasa EO Family Gathering dapat membantu perusahaan.
EO dapat membantu menerjemahkan tujuan perusahaan menjadi konsep acara yang lebih terstruktur. Panitia internal juga dapat lebih fokus pada kebutuhan perusahaan tanpa harus menangani seluruh detail teknis sendiri.
Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan dalam merancang dan menjalankan acara, PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi salah satu referensi untuk kebutuhan family gathering perusahaan.
Anda dapat melihat layanan EO Family Gathering untuk acara perusahaan dan menyesuaikannya dengan konsep, jumlah peserta, serta kebutuhan acara.
Family Gathering Seharusnya Memberikan Pengalaman, Bukan Sekadar Kehadiran
Tingkat kehadiran memang penting, tetapi keberhasilan family gathering tidak cukup diukur dari jumlah peserta yang datang.
Hal yang lebih penting adalah bagaimana peserta merasakan acara tersebut.
Apakah mereka memiliki kesempatan berinteraksi dengan rekan kerja? Apakah kegiatan terasa menyenangkan? Apakah keluarga karyawan dapat ikut menikmati acara? Apakah suasananya cukup santai? Apakah peserta membawa pengalaman positif setelah acara selesai?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut perlu menjadi pertimbangan ketika menyusun konsep.
Family gathering yang dirancang berdasarkan kebutuhan peserta berpotensi menciptakan pengalaman yang lebih baik dibandingkan acara yang hanya berfokus pada memenuhi rundown.
Cara Mengubah Acara Kantor Menjadi Momen yang Dinantikan
Agar karyawan tidak menganggap family gathering sebagai kewajiban, perusahaan dapat membangun ekspektasi positif sejak sebelum acara.
Komunikasikan konsep acara dengan menarik. Gunakan informasi yang jelas mengenai aktivitas, lokasi, fasilitas, hadiah, konsumsi, serta agenda utama.
Kemudian, pastikan pengalaman di hari-H sesuai dengan komunikasi tersebut.
Jika konsep yang ditawarkan adalah acara santai dan menyenangkan, jangan membuat peserta menghabiskan sebagian besar waktu untuk sesi formal. Jika konsepnya team building, pastikan aktivitas memang mendorong interaksi dan kerja sama.
Konsistensi antara konsep, komunikasi, dan pelaksanaan menjadi bagian penting dalam membangun kepercayaan peserta.
Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari Panitia
Beberapa hal yang dapat membuat karyawan semakin enggan mengikuti family gathering antara lain:
- Menentukan konsep tanpa memahami karakter peserta.
- Memilih aktivitas hanya berdasarkan tren.
- Membuat rundown terlalu padat.
- Terlalu banyak sesi sambutan atau acara formal.
- Mengabaikan kebutuhan peserta yang membawa keluarga.
- Tidak menyediakan waktu istirahat yang cukup.
- Komunikasi acara dilakukan terlalu mendadak.
- Tidak memiliki contingency plan untuk kondisi tertentu.
- Menganggap semua peserta memiliki tingkat kebugaran yang sama.
Perencanaan yang lebih matang dapat membantu mengurangi masalah tersebut.
Saatnya Membuat Family Gathering yang Lebih Menarik
Karyawan yang kurang antusias mengikuti acara kantor bukan selalu berarti mereka tidak menghargai perusahaan. Bisa jadi konsep, waktu, aktivitas, atau cara penyelenggaraannya belum sesuai dengan kebutuhan peserta.
Karena itu, family gathering perusahaan sebaiknya dirancang dengan mempertimbangkan pengalaman karyawan sejak tahap perencanaan hingga pelaksanaan.
Jika perusahaan Anda sedang menyiapkan family gathering dan membutuhkan bantuan untuk menyusun konsep, aktivitas, rundown, serta pelaksanaan acara, gunakan jasa EO Family Gathering untuk membantu merancang acara perusahaan bersama tim yang memahami kebutuhan corporate event.
PrasastiSelaras.com dapat menjadi pilihan untuk perusahaan yang sedang mencari EO Family Gathering dengan kebutuhan acara yang dapat disesuaikan dengan konsep dan karakter peserta.
Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep family gathering perusahaan Anda dan siapkan acara yang lebih menarik bagi karyawan maupun keluarga mereka.
