Family gathering perusahaan sering dianggap sebagai acara santai. Namun bagi HR atau GA yang bertugas mengurusnya, persiapannya bisa cukup kompleks. Mulai dari menentukan konsep, mencari venue, mengatur transportasi, menyusun rundown, menyiapkan games, hingga memastikan seluruh peserta mengikuti acara dengan nyaman.
Masalahnya, tidak semua perusahaan memiliki event committee khusus. Akibatnya, tim HR atau GA sering harus merangkap menjadi panitia dadakan.
Kondisi ini sebenarnya bisa dihindari. Dengan pembagian tugas yang tepat dan dukungan EO Family Gathering, HR tetap dapat mengontrol kebutuhan perusahaan tanpa harus sibuk mengurus detail teknis acara dari awal sampai selesai.
Mengapa HR Sering Merangkap Menjadi Panitia Family Gathering?
HR memiliki peran penting dalam kegiatan employee engagement, termasuk family gathering. Karena itu, tidak sedikit perusahaan yang meminta tim HR mengelola acara sekaligus.
Persoalannya, pekerjaan HR sehari-hari tetap berjalan.
Selain mengurus kebutuhan karyawan, HR bisa harus mengoordinasikan peserta, vendor, konsumsi, transportasi, akomodasi, hingga aktivitas selama acara. Jika semuanya dikerjakan sendiri, risiko pekerjaan menjadi tidak terkontrol semakin besar.
Beberapa masalah yang sering muncul antara lain:
- Persiapan acara dimulai terlalu dekat dengan hari pelaksanaan.
- HR harus berkomunikasi dengan banyak vendor sekaligus.
- Rundown sering berubah karena kebutuhan teknis.
- Koordinasi peserta menyita waktu.
- Tim panitia tidak memiliki pengalaman menangani event.
- Risiko masalah teknis saat hari-H menjadi lebih tinggi.
- HR sulit fokus pada kebutuhan karyawan karena terlalu sibuk mengurus operasional acara.
Padahal, tujuan family gathering adalah menciptakan pengalaman positif bagi karyawan dan keluarga, bukan menambah beban pekerjaan panitia internal.
Trik Pertama: Bedakan Tugas HR dan Tugas Event Organizer
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah semua pekerjaan acara diberikan kepada HR.
Padahal, HR tidak harus menangani seluruh pekerjaan teknis.
HR sebaiknya fokus pada kebutuhan internal perusahaan, seperti:
- Menentukan tujuan kegiatan.
- Menentukan jumlah peserta.
- Menyampaikan kebutuhan perusahaan kepada EO.
- Menentukan kebijakan internal.
- Mengatur komunikasi dengan karyawan.
- Memberikan approval terhadap konsep dan anggaran.
- Memastikan acara sesuai dengan budaya perusahaan.
Sementara itu, pekerjaan teknis dapat dikelola oleh EO Family Gathering, seperti penyusunan konsep, rundown, games, koordinasi vendor, event crew, entertainment, hingga pelaksanaan di lapangan.
Dengan pembagian ini, HR tetap memiliki kontrol tanpa harus menjadi operator seluruh kegiatan.
Trik Kedua: Tentukan Tujuan Acara Sebelum Memilih Konsep
Family gathering sebaiknya tidak dimulai dari pertanyaan, “Mau pergi ke mana?”
Mulailah dengan pertanyaan, “Apa tujuan perusahaan mengadakan kegiatan ini?”
Tujuannya bisa berbeda-beda. Misalnya:
- Meningkatkan engagement karyawan.
- Memberikan apresiasi kepada karyawan.
- Membangun hubungan antar-divisi.
- Mengajak keluarga karyawan ikut menikmati kegiatan perusahaan.
- Menciptakan suasana kerja yang lebih positif.
- Memperkuat komunikasi dan teamwork.
Tujuan tersebut kemudian menjadi dasar untuk menentukan konsep.
Jika targetnya adalah employee bonding, misalnya, kegiatan interaktif dan team activity dapat menjadi bagian utama acara. Jika pesertanya banyak membawa anak-anak, konsep dapat dibuat lebih family-friendly dengan aktivitas yang dapat dinikmati berbagai usia.
Trik Ketiga: Jangan Menentukan Venue Hanya Berdasarkan Tempat yang Populer
Venue memang penting, tetapi tempat yang populer belum tentu cocok untuk kebutuhan perusahaan.
HR perlu mempertimbangkan beberapa hal sebelum menentukan lokasi, seperti:
- Jumlah peserta.
- Akses dan waktu perjalanan.
- Kapasitas area kegiatan.
- Ketersediaan ruang indoor dan outdoor.
- Fasilitas untuk anak-anak dan lansia jika diperlukan.
- Area untuk games dan aktivitas kelompok.
- Fasilitas makan.
- Ketersediaan parkir.
- Akses transportasi.
- Faktor keamanan dan kenyamanan.
Untuk acara dengan peserta besar, koordinasi teknis menjadi semakin penting. Karena itu, venue sebaiknya dinilai berdasarkan kebutuhan event secara keseluruhan, bukan hanya berdasarkan tampilan atau popularitasnya.
Trik Keempat: Gunakan Rundown yang Realistis
Rundown bukan sekadar daftar kegiatan berdasarkan jam.
Rundown family gathering harus mempertimbangkan waktu perjalanan, registrasi, makan, istirahat, perpindahan lokasi, briefing, aktivitas utama, hingga waktu bebas.
Contohnya, jangan membuat jadwal terlalu padat hanya karena ingin memasukkan banyak games.
Peserta family gathering datang untuk menikmati acara. Jika aktivitas terlalu banyak dan jeda terlalu sedikit, peserta justru dapat merasa lelah.
EO dapat membantu membuat rundown yang lebih realistis berdasarkan jumlah peserta, karakteristik kelompok, venue, dan konsep acara.
Trik Kelima: Siapkan Aktivitas yang Bisa Diikuti Berbagai Usia
Family gathering berbeda dengan outing khusus karyawan.
Karena membawa keluarga, peserta bisa terdiri dari anak-anak, orang dewasa, hingga orang tua. Aktivitas yang terlalu berat atau terlalu kompetitif belum tentu cocok untuk semua peserta.
Pilihan aktivitas dapat disesuaikan dengan karakter peserta, misalnya:
- Fun games.
- Team challenge.
- Amazing race dengan tingkat kesulitan yang disesuaikan.
- Family games.
- Mini competition.
- Creative activity.
- Entertainment.
- Doorprize.
- Sesi apresiasi karyawan.
Kuncinya bukan sebanyak apa aktivitas yang disiapkan, tetapi apakah aktivitas tersebut relevan dengan peserta.
Trik Keenam: Libatkan EO Sejak Tahap Perencanaan
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah perusahaan baru mencari EO ketika semua keputusan sudah dibuat.
Padahal, keterlibatan EO sejak awal dapat membantu perusahaan mengidentifikasi kebutuhan teknis sebelum menjadi masalah.
PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner perusahaan dalam mempersiapkan konsep dan kebutuhan pelaksanaan kegiatan. Untuk perusahaan yang membutuhkan dukungan lebih menyeluruh, Anda dapat mempertimbangkan layanan EO Family Gathering agar koordinasi acara tidak sepenuhnya dibebankan kepada tim HR.
Dengan keterlibatan EO sejak tahap awal, perusahaan dapat mendiskusikan konsep, aktivitas, rundown, kebutuhan teknis, hingga koordinasi pelaksanaan secara lebih terstruktur.
Apa Saja yang Bisa Dialihkan kepada EO?
Agar HR tidak menjadi panitia dadakan, perusahaan dapat menentukan sejak awal pekerjaan mana yang perlu ditangani EO.
Contohnya:
| Kebutuhan | HR/GA | EO |
|---|---|---|
| Tujuan acara | ✓ | Konsultasi |
| Data peserta | ✓ | Koordinasi teknis |
| Konsep acara | Approval | ✓ |
| Rundown | Review | ✓ |
| Games | Input kebutuhan | ✓ |
| MC & entertainment | Approval | ✓ |
| Event crew | – | ✓ |
| Koordinasi vendor | Monitoring | ✓ |
| Pelaksanaan hari-H | Supervisi | ✓ |
| Evaluasi acara | ✓ | ✓ |
Pembagian ini membuat peran HR menjadi lebih strategis. HR tetap terlibat dalam keputusan penting, tetapi tidak perlu mengurus setiap detail operasional.
Jangan Menunggu Sampai Panitia Kewalahan
Family gathering yang sukses tidak selalu membutuhkan konsep yang rumit. Yang lebih penting adalah perencanaan yang matang, pembagian tanggung jawab yang jelas, serta eksekusi yang sesuai dengan karakter peserta.
Jika HR sudah mulai kewalahan mengurus venue, vendor, rundown, transportasi, games, konsumsi, dan kebutuhan teknis lainnya, itu merupakan tanda bahwa sebagian pekerjaan sebaiknya dialihkan kepada profesional.
Menggunakan EO Family Gathering bukan berarti HR kehilangan kendali terhadap acara. Justru, HR dapat lebih fokus pada tujuan kegiatan dan pengalaman karyawan, sementara kebutuhan teknis ditangani oleh tim yang memang terbiasa mengelola event.
PrasastiSelaras.com dapat menjadi pilihan partner bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam merancang dan menjalankan family gathering secara lebih terstruktur.
Saatnya HR Berhenti Jadi Panitia Dadakan
Tidak perlu menunggu sampai mendekati hari-H untuk mulai memikirkan solusi. Semakin awal kebutuhan acara dibahas, semakin banyak waktu yang tersedia untuk menyusun konsep, menentukan venue, menyiapkan aktivitas, mengatur vendor, dan mengantisipasi risiko.
Jika perusahaan Anda sedang merencanakan family gathering dan ingin HR tetap fokus pada pekerjaan utamanya, konsultasikan kebutuhan acara Anda dengan PrasastiSelaras.com.
Mulai dari konsep hingga pelaksanaan, EO Family Gathering dapat membantu perusahaan menyiapkan pengalaman gathering yang lebih terorganisir, menyenangkan, dan sesuai dengan kebutuhan peserta.
Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep family gathering perusahaan Anda dan mendapatkan solusi event yang sesuai dengan kebutuhan serta skala perusahaan.
