Musim liburan sering menjadi periode yang cukup menantang bagi HR dan panitia ketika harus menyiapkan acara perusahaan. Salah satu masalah yang paling sering muncul adalah venue yang sesuai ternyata sudah penuh, harga berubah, atau pilihan lokasi semakin terbatas karena banyak perusahaan dan keluarga yang mengadakan kegiatan pada periode yang sama.
Kondisi ini bisa membuat persiapan family gathering, employee gathering, maupun company outing menjadi lebih rumit. Apalagi jika jumlah peserta cukup banyak dan perusahaan memiliki kriteria tertentu, seperti lokasi yang mudah dijangkau, fasilitas lengkap, kapasitas memadai, serta aktivitas yang cocok untuk karyawan dan keluarga.
Namun, keterbatasan venue bukan berarti acara harus ditunda atau konsep harus berubah total. Dengan strategi yang tepat, HR dapat tetap mendapatkan lokasi yang sesuai tanpa membuat proses persiapan menjadi terlalu melelahkan.
Mengapa Venue Lebih Sulit Didapat Saat Musim Liburan?
Permintaan terhadap hotel, resort, villa, tempat wisata, dan berbagai venue event biasanya meningkat pada musim liburan. Bukan hanya perusahaan yang mencari tempat untuk gathering, tetapi juga keluarga, komunitas, sekolah, dan kelompok lainnya.
Akibatnya, beberapa venue populer dapat mengalami keterbatasan ketersediaan.
Selain masalah availability, HR juga perlu mempertimbangkan beberapa faktor lain, seperti:
- Kapasitas venue sesuai jumlah peserta.
- Jarak perjalanan dari kantor atau titik keberangkatan.
- Ketersediaan kamar jika membutuhkan menginap.
- Area untuk games dan aktivitas kelompok.
- Fasilitas meeting atau gathering.
- Ketersediaan konsumsi.
- Area parkir dan akses transportasi.
- Kebijakan venue terhadap kegiatan perusahaan.
- Anggaran yang tersedia.
Karena banyak faktor harus dipertimbangkan sekaligus, mencari venue pada musim liburan sebaiknya tidak dilakukan secara mendadak.
Mulai Pencarian Venue Lebih Awal
Langkah paling sederhana adalah memajukan timeline pencarian venue.
Jika perusahaan sudah mengetahui perkiraan periode acara, HR sebaiknya mulai membuat shortlist venue sejak awal. Tidak harus langsung melakukan booking. Tahap awal dapat digunakan untuk membandingkan beberapa alternatif berdasarkan kapasitas, lokasi, fasilitas, aktivitas, dan estimasi biaya.
Buat setidaknya beberapa opsi venue agar panitia tidak bergantung pada satu tempat saja.
Misalnya, perusahaan memiliki pilihan utama berupa resort. Jika resort tersebut tidak tersedia, panitia sudah memiliki alternatif berupa hotel, area rekreasi, atau venue outdoor yang masih memenuhi kebutuhan utama acara.
Dengan cara ini, keputusan tidak perlu dibuat dari nol ketika venue pilihan pertama ternyata penuh.
Tentukan Prioritas, Bukan Hanya Venue Impian
Kesalahan yang sering terjadi adalah mencari venue berdasarkan satu kriteria saja, misalnya tempat yang sedang populer atau memiliki pemandangan menarik.
Padahal, venue yang cocok untuk acara perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan event.
HR dapat membagi kriteria menjadi tiga kategori:
Wajib tersedia
Contohnya kapasitas peserta, akses yang aman, area kegiatan, toilet, tempat makan, dan fasilitas dasar.
Diutamakan
Misalnya kolam renang, ruang meeting, area outdoor luas, penginapan, atau fasilitas hiburan.
Tambahan
Contohnya dekorasi tertentu, spot foto, atau fasilitas yang sebenarnya tidak menentukan keberhasilan acara.
Pembagian ini membantu panitia lebih fleksibel. Jika venue tidak memiliki semua fasilitas tambahan, acara tetap dapat berjalan selama kebutuhan utama terpenuhi.
Pertimbangkan Venue Alternatif
Ketika venue populer sudah penuh, jangan langsung berasumsi bahwa seluruh pilihan di wilayah tersebut juga sudah habis.
Perluas pencarian ke lokasi alternatif yang masih memiliki akses perjalanan yang masuk akal.
Misalnya, jika venue di satu kawasan wisata sudah penuh, panitia dapat mempertimbangkan kawasan di sekitarnya. Venue yang sedikit lebih jauh terkadang justru memberikan fleksibilitas kapasitas dan fasilitas yang lebih baik.
Namun, jangan hanya membandingkan harga sewa tempat.
Hitung juga kebutuhan transportasi, konsumsi, akomodasi, waktu perjalanan, dan kebutuhan teknis acara. Venue yang terlihat lebih murah belum tentu menghasilkan biaya keseluruhan yang lebih rendah.
Sesuaikan Konsep Acara dengan Venue yang Tersedia
Jika pilihan venue sudah terbatas, salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah menyesuaikan konsep acara.
Tidak semua family gathering harus memiliki format yang sama.
Jika venue tidak memiliki area outdoor yang luas, misalnya, aktivitas dapat diarahkan ke konsep indoor games, entertainment, workshop, team challenge, atau aktivitas keluarga yang lebih sederhana.
Begitu pula jika venue tidak memiliki fasilitas menginap. Acara dapat dibuat dalam format one-day gathering selama lokasi masih mudah dijangkau oleh peserta.
Fokus utamanya bukan memaksakan venue mengikuti konsep awal, tetapi mencari kombinasi venue dan konsep yang tetap mampu mencapai tujuan acara.
Gunakan Bantuan EO untuk Mempercepat Proses
Bagi HR yang harus mengurus pekerjaan rutin sekaligus mempersiapkan acara perusahaan, pencarian venue dapat menjadi pekerjaan tambahan yang cukup menyita waktu.
Menggunakan jasa EO Family Gathering dapat membantu perusahaan menangani proses tersebut secara lebih terstruktur.
EO dapat membantu mulai dari menyusun konsep, mencari alternatif venue, membuat rundown, menyiapkan aktivitas, mengatur vendor, hingga mendukung pelaksanaan acara.
Salah satu penyedia yang dapat dipertimbangkan perusahaan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering yang menangani kebutuhan kegiatan gathering perusahaan dengan pendekatan yang disesuaikan dengan kebutuhan acara.
Untuk perusahaan yang sedang mencari referensi konsep dan layanan, informasi mengenai EO Family Gathering dapat menjadi titik awal untuk memahami layanan yang biasanya dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara.
Buat Checklist Sebelum Mengunci Venue
Sebelum melakukan booking, HR sebaiknya memiliki checklist sederhana.
Beberapa hal yang perlu dikonfirmasi kepada pihak venue antara lain:
- Kapasitas maksimal peserta.
- Ketersediaan tanggal.
- Jam penggunaan venue.
- Fasilitas yang termasuk dalam paket.
- Area untuk games atau aktivitas.
- Pilihan menu dan konsumsi.
- Fasilitas penginapan jika diperlukan.
- Ketentuan pembayaran.
- Kebijakan pembatalan atau perubahan jadwal.
- Biaya tambahan.
- Akses kendaraan dan parkir.
- Kebutuhan sound system atau perlengkapan event.
- Aturan penggunaan dekorasi dan vendor eksternal.
Jangan hanya mengandalkan informasi dari website atau media sosial venue. Detail fasilitas dan kebijakan dapat berubah, sehingga konfirmasi langsung tetap penting sebelum keputusan dibuat.
Jangan Menunggu Semua Detail Acara Sempurna
Dalam praktiknya, HR tidak selalu memiliki seluruh informasi sejak awal. Jumlah peserta bisa berubah, konsep masih didiskusikan, bahkan tanggal acara terkadang belum benar-benar final.
Karena itu, proses pencarian venue sebaiknya berjalan paralel dengan penyusunan konsep.
Minimal tentukan terlebih dahulu:
- Perkiraan jumlah peserta.
- Periode atau pilihan tanggal.
- Lokasi yang diinginkan.
- Durasi acara.
- Kebutuhan menginap atau tidak.
- Kisaran anggaran.
- Jenis aktivitas utama.
Dengan informasi tersebut, pencarian venue sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu seluruh rundown selesai.
Siapkan Plan B Sejak Awal
Venue penuh bukan satu-satunya risiko dalam penyelenggaraan acara perusahaan. Perubahan cuaca, perubahan jumlah peserta, kenaikan biaya, atau kendala operasional juga dapat terjadi.
Karena itu, panitia sebaiknya memiliki Plan B.
Plan B dapat berupa venue alternatif, tanggal alternatif, konsep kegiatan indoor, atau aktivitas pengganti apabila kondisi tidak memungkinkan.
Perencanaan seperti ini membuat HR lebih siap menghadapi perubahan tanpa harus mengambil keputusan secara terburu-buru.
Saatnya HR Membuat Persiapan Gathering Lebih Praktis
Mencari venue saat musim liburan memang membutuhkan perencanaan lebih awal. Namun, prosesnya dapat dibuat jauh lebih sederhana dengan menentukan prioritas, menyiapkan beberapa alternatif, melakukan konfirmasi detail sejak awal, dan menyesuaikan konsep dengan kondisi venue yang tersedia.
Jika HR tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari venue, menyusun konsep, mengatur aktivitas, hingga mengoordinasikan kebutuhan teknis acara, menggunakan EO dapat menjadi salah satu pilihan untuk meringankan pekerjaan panitia.
PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam mempersiapkan family gathering, employee gathering, company outing, maupun kegiatan perusahaan lainnya.
Jika perusahaan Anda sedang merencanakan gathering dan membutuhkan bantuan mulai dari konsep hingga pelaksanaan, hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara, jumlah peserta, pilihan konsep, serta kebutuhan venue yang sesuai dengan karakter perusahaan Anda.