Tag: Employee Gathering

Kenapa Games yang Itu-Itu Saja Setiap Tahun Masih Jadi Masalah Klasik Family Gathering Perusahaan?

Family Gathering Perusahaan·

Family gathering perusahaan seharusnya menjadi momen untuk melepas penat, mempererat hubungan antarpegawai, sekaligus menciptakan pengalaman positif bersama keluarga. Namun, ada satu masalah yang cukup sering muncul dalam persiapan acara: games yang digunakan cenderung itu-itu saja setiap tahun.

Bagi tim HR, GA, atau panitia internal, menggunakan permainan yang sudah pernah dilakukan memang terasa lebih mudah. Konsepnya sudah dikenal, perlengkapannya relatif mudah disiapkan, dan risiko teknisnya lebih mudah diperkirakan.

Masalahnya, peserta juga bisa merasa bosan.

Ketika games yang sama terus digunakan, antusiasme peserta dapat menurun. Apalagi jika sebagian besar karyawan sudah mengikuti family gathering pada tahun-tahun sebelumnya. Karena itu, pemilihan aktivitas perlu mendapat perhatian yang sama seriusnya dengan pemilihan venue, konsumsi, transportasi, dan rundown acara.

eo family gathering

Mengapa Games Family Gathering Sering Berulang?

Ada beberapa alasan mengapa masalah ini terus terjadi.

1. Panitia memilih konsep yang sudah terbukti aman

Ketika sebuah permainan pernah berjalan lancar, panitia biasanya cenderung menggunakannya kembali. Pertimbangan tersebut sebenarnya masuk akal karena acara perusahaan memiliki banyak aspek yang harus dikendalikan.

Namun, aman bukan berarti selalu menarik.

Family gathering membutuhkan aktivitas yang dapat membuat peserta terlibat tanpa memberikan kesan bahwa mereka sedang mengulang acara tahun sebelumnya.

2. Waktu persiapan terbatas

Tim HR dan GA biasanya tidak hanya mengurus family gathering. Ada pekerjaan rutin, administrasi karyawan, kebutuhan operasional, hingga berbagai agenda perusahaan lainnya.

Akibatnya, eksplorasi konsep games baru sering menjadi pekerjaan yang ditunda.

Padahal, games bukan sekadar pengisi waktu kosong. Aktivitas yang dirancang dengan baik dapat membantu membangun interaksi, mencairkan suasana, dan membuat peserta dari berbagai kelompok usia lebih mudah berbaur.

3. Panitia terlalu fokus pada jenis permainan

Kesalahan lain adalah menganggap inovasi harus selalu berarti menemukan permainan yang benar-benar baru.

Padahal, permainan yang sudah dikenal pun dapat dikembangkan dengan mekanisme berbeda.

Misalnya, permainan kelompok sederhana dapat diubah menjadi kompetisi berbasis misi, tantangan berantai, atau aktivitas yang mengharuskan peserta berkomunikasi dengan anggota tim yang berbeda.

Jadi, inovasi tidak selalu berarti mengganti seluruh permainan. Yang lebih penting adalah menciptakan pengalaman bermain yang berbeda.

Dampak Games yang Sama Setiap Tahun

Pengulangan games dapat memengaruhi suasana acara, terutama bagi peserta yang sudah pernah mengikutinya.

Beberapa dampak yang mungkin muncul antara lain:

  • Peserta kurang antusias mengikuti sesi permainan.
  • Karyawan yang sudah mengetahui mekanisme permainan menjadi kurang tertantang.
  • Anak-anak atau keluarga peserta lebih cepat kehilangan perhatian.
  • Acara terasa monoton.
  • Panitia kesulitan menciptakan momen yang berkesan.
  • Interaksi antarpegawai tidak berkembang secara optimal.

Tidak berarti setiap family gathering harus selalu memiliki permainan yang sepenuhnya baru. Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana aktivitas tersebut tetap relevan dengan karakter peserta dan tujuan acara.

Bagaimana Membuat Games Family Gathering Lebih Menarik?

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah membuat konsep games berdasarkan profil peserta.

Sebelum memilih aktivitas, panitia dapat mempertimbangkan beberapa hal seperti:

  • Jumlah peserta.
  • Rentang usia.
  • Proporsi karyawan dan keluarga.
  • Lokasi acara.
  • Durasi permainan.
  • Kondisi cuaca.
  • Tingkat aktivitas fisik yang sesuai.
  • Fasilitas yang tersedia.
  • Tujuan acara.

Jika peserta terdiri dari karyawan, pasangan, anak-anak, hingga anggota keluarga yang lebih senior, permainan sebaiknya tidak hanya mengandalkan kemampuan fisik.

Permainan berbasis komunikasi, kreativitas, strategi ringan, koordinasi, dan kekompakan dapat menjadi alternatif.

Jangan Hanya Memilih Games, Buat Alur Pengalaman

Dalam family gathering perusahaan, games sebaiknya tidak berdiri sendiri.

Rangkaian aktivitas dapat dirancang menjadi sebuah pengalaman dari awal hingga akhir acara.

Sebagai contoh, sesi pembukaan dapat menggunakan ice breaking singkat. Setelah suasana mulai cair, peserta masuk ke permainan kelompok. Selanjutnya, tantangan yang lebih kompetitif dapat diberikan sebelum acara ditutup dengan aktivitas bersama atau sesi penghargaan.

Dengan pendekatan tersebut, peserta tidak merasa hanya berpindah dari satu permainan ke permainan lainnya.

Konsep seperti ini juga dapat membantu panitia mengatur energi peserta. Games yang membutuhkan aktivitas fisik tinggi tidak harus ditempatkan berturut-turut.

Peran EO dalam Mengembangkan Konsep Games

Bagi perusahaan yang memiliki keterbatasan waktu atau sumber daya internal, bekerja sama dengan EO Family Gathering dapat membantu proses perencanaan menjadi lebih terstruktur.

EO dapat membantu mulai dari memahami tujuan acara, menyusun konsep aktivitas, membuat rundown, menyiapkan perlengkapan, mengatur crew, hingga memastikan games berjalan sesuai kondisi di lapangan.

Salah satu penyedia yang dapat dipertimbangkan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering, terutama bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam merancang kegiatan family gathering secara lebih terkonsep.

Informasi mengenai layanan EO Family Gathering dapat menjadi referensi bagi perusahaan yang sedang mempersiapkan acara.

Games Tidak Harus Mahal untuk Menjadi Menarik

Hal penting lainnya adalah jangan menganggap bahwa games yang menarik selalu membutuhkan perlengkapan mahal.

Kreativitas mekanisme permainan sering kali lebih menentukan pengalaman peserta.

Sebuah permainan sederhana dapat menjadi menarik ketika memiliki:

  1. Aturan yang mudah dipahami.
  2. Durasi yang tidak terlalu panjang.
  3. Tantangan yang sesuai dengan peserta.
  4. Sistem permainan yang membuat banyak orang terlibat.
  5. Komunikasi yang jelas dari MC atau fasilitator.
  6. Hadiah atau apresiasi yang mendukung suasana kompetisi.
  7. Transisi yang rapi antaraktivitas.

Karena itu, anggaran sebaiknya tidak hanya dialokasikan untuk perlengkapan permainan. Kualitas fasilitator, MC, crew, dan pengaturan rundown juga perlu diperhatikan.

Libatkan Peserta dalam Menentukan Konsep

Jika perusahaan memiliki waktu yang cukup, panitia juga dapat melakukan survei sederhana sebelum acara.

Tidak perlu membuat survei yang panjang. Beberapa pertanyaan mengenai jenis aktivitas yang disukai, tingkat aktivitas fisik yang nyaman, atau pengalaman peserta pada family gathering sebelumnya sudah dapat memberikan insight.

Data tersebut dapat digunakan untuk menyusun aktivitas yang lebih relevan.

Cara ini juga membantu menghindari situasi ketika panitia memilih permainan berdasarkan asumsi sendiri, sementara peserta sebenarnya menginginkan jenis aktivitas yang berbeda.

Checklist Sebelum Menentukan Games

Sebelum memasukkan games ke dalam rundown, pastikan panitia sudah mengecek:

  • Apakah permainan sesuai dengan usia peserta?
  • Apakah semua kelompok dapat berpartisipasi?
  • Apakah lokasi mendukung permainan tersebut?
  • Apakah permainan membutuhkan area khusus?
  • Apakah perlengkapannya tersedia?
  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
  • Bagaimana jika cuaca berubah?
  • Apakah ada alternatif indoor atau aktivitas pengganti?
  • Apakah instruksi mudah dipahami?
  • Siapa yang bertugas memandu permainan?
  • Apakah aktivitas memiliki risiko keselamatan yang perlu diantisipasi?

Checklist sederhana ini dapat membantu mengurangi masalah ketika acara berlangsung.

Saatnya Mengubah Pola Family Gathering

Masalah games yang itu-itu saja sebenarnya bukan semata-mata karena panitia kekurangan ide. Sering kali penyebabnya adalah keterbatasan waktu, kurangnya referensi konsep, atau fokus yang terlalu besar pada permainan dan bukan pada keseluruhan pengalaman peserta.

Family gathering yang menarik tidak harus selalu menggunakan permainan yang benar-benar baru. Yang lebih penting adalah bagaimana aktivitas tersebut dirancang sesuai karakter peserta, tujuan acara, lokasi, durasi, dan suasana yang ingin dibangun.

Jika perusahaan ingin mengembangkan konsep family gathering yang lebih terarah, menggunakan jasa EO Family Gathering dapat menjadi salah satu pilihan untuk membantu proses perencanaan hingga pelaksanaan acara.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan bantuan dalam menyiapkan konsep kegiatan, games, rundown, koordinasi teknis, hingga pelaksanaan event.

Siapkan Family Gathering Perusahaan yang Lebih Berkesan

Jangan biarkan family gathering tahun ini terasa seperti pengulangan acara sebelumnya. Mulai dari konsep yang sesuai dengan karakter peserta dan tujuan perusahaan.

Jika Anda sedang mencari partner untuk merancang dan menjalankan family gathering perusahaan, hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara, jumlah peserta, konsep kegiatan, serta kebutuhan teknis lainnya.

Dapatkan referensi dan informasi layanan EO Family Gathering untuk membantu perusahaan menyiapkan acara yang lebih terstruktur, seru, dan relevan bagi karyawan beserta keluarga.

Venue yang Cocok Susah Didapat Saat Musim Liburan? Ini Cara HR Mengatasinya Tanpa Ribet

Family Gathering Perusahaan·

Musim liburan sering menjadi periode yang cukup menantang bagi HR dan panitia ketika harus menyiapkan acara perusahaan. Salah satu masalah yang paling sering muncul adalah venue yang sesuai ternyata sudah penuh, harga berubah, atau pilihan lokasi semakin terbatas karena banyak perusahaan dan keluarga yang mengadakan kegiatan pada periode yang sama.

Kondisi ini bisa membuat persiapan family gathering, employee gathering, maupun company outing menjadi lebih rumit. Apalagi jika jumlah peserta cukup banyak dan perusahaan memiliki kriteria tertentu, seperti lokasi yang mudah dijangkau, fasilitas lengkap, kapasitas memadai, serta aktivitas yang cocok untuk karyawan dan keluarga.

Namun, keterbatasan venue bukan berarti acara harus ditunda atau konsep harus berubah total. Dengan strategi yang tepat, HR dapat tetap mendapatkan lokasi yang sesuai tanpa membuat proses persiapan menjadi terlalu melelahkan.

eo family gathering

Mengapa Venue Lebih Sulit Didapat Saat Musim Liburan?

Permintaan terhadap hotel, resort, villa, tempat wisata, dan berbagai venue event biasanya meningkat pada musim liburan. Bukan hanya perusahaan yang mencari tempat untuk gathering, tetapi juga keluarga, komunitas, sekolah, dan kelompok lainnya.

Akibatnya, beberapa venue populer dapat mengalami keterbatasan ketersediaan.

Selain masalah availability, HR juga perlu mempertimbangkan beberapa faktor lain, seperti:

  • Kapasitas venue sesuai jumlah peserta.
  • Jarak perjalanan dari kantor atau titik keberangkatan.
  • Ketersediaan kamar jika membutuhkan menginap.
  • Area untuk games dan aktivitas kelompok.
  • Fasilitas meeting atau gathering.
  • Ketersediaan konsumsi.
  • Area parkir dan akses transportasi.
  • Kebijakan venue terhadap kegiatan perusahaan.
  • Anggaran yang tersedia.

Karena banyak faktor harus dipertimbangkan sekaligus, mencari venue pada musim liburan sebaiknya tidak dilakukan secara mendadak.

Mulai Pencarian Venue Lebih Awal

Langkah paling sederhana adalah memajukan timeline pencarian venue.

Jika perusahaan sudah mengetahui perkiraan periode acara, HR sebaiknya mulai membuat shortlist venue sejak awal. Tidak harus langsung melakukan booking. Tahap awal dapat digunakan untuk membandingkan beberapa alternatif berdasarkan kapasitas, lokasi, fasilitas, aktivitas, dan estimasi biaya.

Buat setidaknya beberapa opsi venue agar panitia tidak bergantung pada satu tempat saja.

Misalnya, perusahaan memiliki pilihan utama berupa resort. Jika resort tersebut tidak tersedia, panitia sudah memiliki alternatif berupa hotel, area rekreasi, atau venue outdoor yang masih memenuhi kebutuhan utama acara.

Dengan cara ini, keputusan tidak perlu dibuat dari nol ketika venue pilihan pertama ternyata penuh.

Tentukan Prioritas, Bukan Hanya Venue Impian

Kesalahan yang sering terjadi adalah mencari venue berdasarkan satu kriteria saja, misalnya tempat yang sedang populer atau memiliki pemandangan menarik.

Padahal, venue yang cocok untuk acara perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan event.

HR dapat membagi kriteria menjadi tiga kategori:

Wajib tersedia

Contohnya kapasitas peserta, akses yang aman, area kegiatan, toilet, tempat makan, dan fasilitas dasar.

Diutamakan

Misalnya kolam renang, ruang meeting, area outdoor luas, penginapan, atau fasilitas hiburan.

Tambahan

Contohnya dekorasi tertentu, spot foto, atau fasilitas yang sebenarnya tidak menentukan keberhasilan acara.

Pembagian ini membantu panitia lebih fleksibel. Jika venue tidak memiliki semua fasilitas tambahan, acara tetap dapat berjalan selama kebutuhan utama terpenuhi.

Pertimbangkan Venue Alternatif

Ketika venue populer sudah penuh, jangan langsung berasumsi bahwa seluruh pilihan di wilayah tersebut juga sudah habis.

Perluas pencarian ke lokasi alternatif yang masih memiliki akses perjalanan yang masuk akal.

Misalnya, jika venue di satu kawasan wisata sudah penuh, panitia dapat mempertimbangkan kawasan di sekitarnya. Venue yang sedikit lebih jauh terkadang justru memberikan fleksibilitas kapasitas dan fasilitas yang lebih baik.

Namun, jangan hanya membandingkan harga sewa tempat.

Hitung juga kebutuhan transportasi, konsumsi, akomodasi, waktu perjalanan, dan kebutuhan teknis acara. Venue yang terlihat lebih murah belum tentu menghasilkan biaya keseluruhan yang lebih rendah.

Sesuaikan Konsep Acara dengan Venue yang Tersedia

Jika pilihan venue sudah terbatas, salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah menyesuaikan konsep acara.

Tidak semua family gathering harus memiliki format yang sama.

Jika venue tidak memiliki area outdoor yang luas, misalnya, aktivitas dapat diarahkan ke konsep indoor games, entertainment, workshop, team challenge, atau aktivitas keluarga yang lebih sederhana.

Begitu pula jika venue tidak memiliki fasilitas menginap. Acara dapat dibuat dalam format one-day gathering selama lokasi masih mudah dijangkau oleh peserta.

Fokus utamanya bukan memaksakan venue mengikuti konsep awal, tetapi mencari kombinasi venue dan konsep yang tetap mampu mencapai tujuan acara.

Gunakan Bantuan EO untuk Mempercepat Proses

Bagi HR yang harus mengurus pekerjaan rutin sekaligus mempersiapkan acara perusahaan, pencarian venue dapat menjadi pekerjaan tambahan yang cukup menyita waktu.

Menggunakan jasa EO Family Gathering dapat membantu perusahaan menangani proses tersebut secara lebih terstruktur.

EO dapat membantu mulai dari menyusun konsep, mencari alternatif venue, membuat rundown, menyiapkan aktivitas, mengatur vendor, hingga mendukung pelaksanaan acara.

Salah satu penyedia yang dapat dipertimbangkan perusahaan adalah PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering yang menangani kebutuhan kegiatan gathering perusahaan dengan pendekatan yang disesuaikan dengan kebutuhan acara.

Untuk perusahaan yang sedang mencari referensi konsep dan layanan, informasi mengenai EO Family Gathering dapat menjadi titik awal untuk memahami layanan yang biasanya dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara.

Buat Checklist Sebelum Mengunci Venue

Sebelum melakukan booking, HR sebaiknya memiliki checklist sederhana.

Beberapa hal yang perlu dikonfirmasi kepada pihak venue antara lain:

  • Kapasitas maksimal peserta.
  • Ketersediaan tanggal.
  • Jam penggunaan venue.
  • Fasilitas yang termasuk dalam paket.
  • Area untuk games atau aktivitas.
  • Pilihan menu dan konsumsi.
  • Fasilitas penginapan jika diperlukan.
  • Ketentuan pembayaran.
  • Kebijakan pembatalan atau perubahan jadwal.
  • Biaya tambahan.
  • Akses kendaraan dan parkir.
  • Kebutuhan sound system atau perlengkapan event.
  • Aturan penggunaan dekorasi dan vendor eksternal.

Jangan hanya mengandalkan informasi dari website atau media sosial venue. Detail fasilitas dan kebijakan dapat berubah, sehingga konfirmasi langsung tetap penting sebelum keputusan dibuat.

Jangan Menunggu Semua Detail Acara Sempurna

Dalam praktiknya, HR tidak selalu memiliki seluruh informasi sejak awal. Jumlah peserta bisa berubah, konsep masih didiskusikan, bahkan tanggal acara terkadang belum benar-benar final.

Karena itu, proses pencarian venue sebaiknya berjalan paralel dengan penyusunan konsep.

Minimal tentukan terlebih dahulu:

  1. Perkiraan jumlah peserta.
  2. Periode atau pilihan tanggal.
  3. Lokasi yang diinginkan.
  4. Durasi acara.
  5. Kebutuhan menginap atau tidak.
  6. Kisaran anggaran.
  7. Jenis aktivitas utama.

Dengan informasi tersebut, pencarian venue sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu seluruh rundown selesai.

Siapkan Plan B Sejak Awal

Venue penuh bukan satu-satunya risiko dalam penyelenggaraan acara perusahaan. Perubahan cuaca, perubahan jumlah peserta, kenaikan biaya, atau kendala operasional juga dapat terjadi.

Karena itu, panitia sebaiknya memiliki Plan B.

Plan B dapat berupa venue alternatif, tanggal alternatif, konsep kegiatan indoor, atau aktivitas pengganti apabila kondisi tidak memungkinkan.

Perencanaan seperti ini membuat HR lebih siap menghadapi perubahan tanpa harus mengambil keputusan secara terburu-buru.

Saatnya HR Membuat Persiapan Gathering Lebih Praktis

Mencari venue saat musim liburan memang membutuhkan perencanaan lebih awal. Namun, prosesnya dapat dibuat jauh lebih sederhana dengan menentukan prioritas, menyiapkan beberapa alternatif, melakukan konfirmasi detail sejak awal, dan menyesuaikan konsep dengan kondisi venue yang tersedia.

Jika HR tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari venue, menyusun konsep, mengatur aktivitas, hingga mengoordinasikan kebutuhan teknis acara, menggunakan EO dapat menjadi salah satu pilihan untuk meringankan pekerjaan panitia.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat menjadi partner bagi perusahaan yang membutuhkan dukungan dalam mempersiapkan family gathering, employee gathering, company outing, maupun kegiatan perusahaan lainnya.

Jika perusahaan Anda sedang merencanakan gathering dan membutuhkan bantuan mulai dari konsep hingga pelaksanaan, hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan kebutuhan acara, jumlah peserta, pilihan konsep, serta kebutuhan venue yang sesuai dengan karakter perusahaan Anda.

Kenapa Venue yang Cocok Susah Didapat Saat Musim Liburan Masih Jadi Masalah Klasik Family Gathering Perusahaan?

Family Gathering Perusahaan·

Banyak tim HR dan GA menghadapi masalah yang sama ketika mulai menyiapkan family gathering perusahaan: venue yang sesuai ternyata sudah penuh, harga meningkat, atau pilihan yang tersisa tidak sesuai dengan kebutuhan peserta.

Situasi ini semakin sering terjadi saat musim liburan karena permintaan terhadap hotel, resort, villa, tempat wisata, dan venue gathering meningkat secara bersamaan. Jika pencarian venue baru dilakukan ketika tanggal acara sudah dekat, pilihan yang tersedia bisa semakin terbatas.

Bagi perusahaan, memilih venue bukan sekadar mencari tempat yang mampu menampung peserta. Lokasi harus sesuai dengan jumlah peserta, konsep acara, fasilitas, akses transportasi, kebutuhan keluarga karyawan, hingga anggaran perusahaan.

Karena itu, perencanaan venue perlu dilakukan lebih awal dan terstruktur. Jika perusahaan menggunakan jasa EO Family Gathering, proses pencarian dan koordinasi venue juga dapat menjadi lebih terarah.

eo family gathering

Mengapa Venue Family Gathering Sulit Didapat Saat Musim Liburan?

Ada beberapa faktor yang membuat pencarian venue menjadi lebih menantang ketika memasuki periode liburan.

1. Permintaan Venue Meningkat

Musim liburan merupakan periode yang banyak dipilih perusahaan maupun masyarakat untuk melakukan perjalanan dan kegiatan bersama. Hotel, resort, villa, dan lokasi rekreasi yang memiliki fasilitas gathering dapat mengalami peningkatan permintaan.

Akibatnya, venue yang memiliki fasilitas lengkap dan akses mudah sering kali sudah mendapatkan reservasi lebih awal.

Untuk perusahaan dengan peserta dalam jumlah besar, tantangannya menjadi lebih kompleks karena tidak semua venue memiliki kapasitas kamar, area kegiatan, dan fasilitas yang memadai.

2. Kapasitas Venue Tidak Selalu Sesuai

Venue yang terlihat menarik belum tentu cocok untuk family gathering perusahaan.

Misalnya, sebuah tempat mungkin memiliki area yang nyaman untuk acara keluarga, tetapi jumlah kamar tidak mencukupi. Sebaliknya, hotel dengan jumlah kamar besar belum tentu memiliki area outdoor yang cukup untuk fun games atau team building.

Karena itu, pencarian venue sebaiknya tidak hanya berdasarkan tampilan atau popularitas tempat.

Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:

  • Kapasitas peserta.
  • Ketersediaan kamar.
  • Kapasitas ruang meeting atau ballroom.
  • Area outdoor.
  • Area untuk anak-anak.
  • Fasilitas makan dan minum.
  • Akses kendaraan besar.
  • Area parkir.
  • Ketersediaan sound system atau fasilitas pendukung.
  • Kebijakan penggunaan vendor eksternal.
  • Ketersediaan venue pada tanggal acara.

3. Harga Dapat Lebih Kompetitif

Pada periode dengan permintaan tinggi, perusahaan mungkin harus menghadapi harga venue dan akomodasi yang berbeda dibandingkan periode biasa.

Selain harga kamar atau sewa tempat, terdapat komponen biaya lain yang perlu diperhitungkan, seperti konsumsi, penggunaan ruang, fasilitas acara, transportasi, hingga aktivitas peserta.

Karena itu, HR atau panitia sebaiknya tidak hanya membandingkan harga awal yang ditawarkan venue.

Perhatikan juga apa saja yang sudah termasuk dalam paket dan biaya tambahan yang mungkin muncul selama pelaksanaan acara.

Dampaknya Jika Venue Baru Dicari Mendekati Hari Acara

Menunda pencarian venue dapat membuat ruang gerak panitia semakin terbatas.

Ketika pilihan venue semakin sedikit, perusahaan mungkin harus menyesuaikan tanggal acara, mengurangi fasilitas, memilih lokasi yang lebih jauh, atau melakukan kompromi terhadap konsep yang sudah direncanakan.

Masalah venue juga dapat berdampak pada komponen lain.

Misalnya, perubahan lokasi dapat memengaruhi:

  • Rute transportasi peserta.
  • Estimasi waktu perjalanan.
  • Pemilihan aktivitas.
  • Akomodasi.
  • Jadwal makan.
  • Rundown acara.
  • Kebutuhan perlengkapan.
  • Biaya keseluruhan event.

Inilah alasan mengapa venue sebaiknya menjadi salah satu keputusan awal dalam perencanaan family gathering.

Cara Mengatasi Kesulitan Mendapatkan Venue Saat Musim Liburan

Mulai Pencarian Lebih Awal

Semakin dekat dengan periode acara, semakin besar kemungkinan pilihan venue menjadi terbatas.

Idealnya, pencarian venue dilakukan setelah perusahaan memiliki gambaran mengenai tanggal, jumlah peserta, kisaran anggaran, dan konsep acara.

Tidak harus langsung melakukan booking. Pada tahap awal, panitia dapat membuat daftar beberapa venue yang memenuhi kriteria utama untuk kemudian dibandingkan.

Siapkan Beberapa Alternatif Tanggal

Jika tanggal acara masih fleksibel, memiliki beberapa opsi tanggal dapat membantu.

Misalnya, panitia menyiapkan tanggal utama dan satu atau dua tanggal alternatif. Dengan begitu, ketika venue pilihan pertama tidak tersedia, proses pencarian tidak harus dimulai dari awal.

Fleksibilitas tanggal juga dapat membantu ketika perusahaan ingin menyesuaikan acara dengan ketersediaan transportasi, akomodasi, maupun vendor.

Buat Venue Checklist

Agar pencarian tidak hanya berdasarkan rekomendasi atau tampilan venue, buat checklist sederhana.

Contohnya:

Kriteria Yang Perlu Dicek
Kapasitas Sesuai jumlah peserta
Akomodasi Jumlah kamar dan tipe kamar
Aktivitas Indoor dan outdoor
Konsumsi Menu dan kapasitas layanan
Akses Kendaraan peserta dan bus
Fasilitas Ruang acara, toilet, parkir
Keamanan Prosedur dan area aktivitas
Vendor Aturan vendor eksternal
Budget Biaya paket dan biaya tambahan

Checklist membantu panitia membandingkan venue secara objektif dan mengurangi risiko ada kebutuhan penting yang terlewat.

Mengapa EO Family Gathering Dapat Membantu?

Mengelola family gathering perusahaan bukan hanya tentang membuat konsep acara. Ada banyak detail yang perlu disatukan, mulai dari venue, transportasi, akomodasi, konsumsi, aktivitas, rundown, vendor, hingga koordinasi saat hari pelaksanaan.

Karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan bekerja sama dengan EO Family Gathering yang memahami kebutuhan event perusahaan.

PrasastiSelaras.com merupakan EO Family Gathering yang dapat menjadi bagian dari proses perencanaan acara perusahaan, terutama ketika panitia membutuhkan dukungan untuk menyiapkan konsep dan berbagai kebutuhan pelaksanaan gathering.

Dengan melibatkan EO sejak tahap perencanaan, kebutuhan venue dapat disesuaikan dengan konsep acara dan karakter peserta, bukan sekadar mencari tempat yang masih kosong.

Anda dapat melihat layanan EO Family Gathering untuk mendapatkan gambaran lebih lanjut mengenai dukungan yang dapat dipersiapkan untuk acara perusahaan.

Jangan Hanya Mencari Venue yang Masih Kosong

Salah satu kesalahan yang cukup umum adalah menjadikan ketersediaan sebagai satu-satunya pertimbangan.

Venue memang harus tersedia, tetapi bukan berarti semua venue yang tersedia otomatis cocok.

Pertimbangkan hubungan antara venue dengan tujuan acara.

Jika family gathering bertujuan memberikan pengalaman santai bagi karyawan dan keluarga, venue perlu mendukung aktivitas rekreasi dan interaksi. Jika terdapat agenda team building, venue harus memiliki area yang memadai untuk aktivitas kelompok.

Untuk acara dengan peserta lintas usia, kebutuhan anak-anak, orang tua, dan karyawan juga perlu diperhatikan.

Dengan demikian, keputusan venue harus melihat keseluruhan pengalaman peserta.

Libatkan EO Sejak Konsep Mulai Disusun

Semakin kompleks acara yang direncanakan, semakin penting koordinasi dilakukan sejak awal.

EO dapat membantu menerjemahkan kebutuhan perusahaan menjadi konsep event yang lebih terstruktur, termasuk menentukan kebutuhan venue berdasarkan jumlah peserta, aktivitas, durasi, dan anggaran.

Bagi panitia yang ingin mendapatkan dukungan lebih menyeluruh, menggunakan EO Family Gathering juga dapat membantu mengurangi beban koordinasi berbagai kebutuhan acara.

Pada akhirnya, venue hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan family gathering. Venue yang tepat harus mendukung konsep, aktivitas, kenyamanan peserta, serta tujuan perusahaan.

Jangan Tunggu Venue Habis

Kesulitan mendapatkan venue saat musim liburan sebenarnya dapat diminimalkan dengan perencanaan yang lebih awal.

Mulailah dari menentukan jumlah peserta, tanggal, konsep, anggaran, dan kriteria venue. Setelah itu, buat beberapa alternatif lokasi dan lakukan pengecekan ketersediaan sedini mungkin.

Jika tim HR, GA, atau panitia membutuhkan bantuan untuk merancang family gathering dari tahap konsep hingga pelaksanaan, EO Family Gathering dapat menjadi partner yang membantu menyatukan berbagai kebutuhan tersebut.

PrasastiSelaras.com siap membantu perusahaan mempersiapkan family gathering yang terencana, terkoordinasi, dan disesuaikan dengan kebutuhan peserta. Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep acara, kebutuhan venue, aktivitas, dan kebutuhan event perusahaan Anda.

Tim HR Merangkap Jadi Panitia Dadakan? Ini Cara HR Mengatasinya Tanpa Ribet

Family Gathering Perusahaan·

Mengadakan family gathering, employee gathering, atau outing perusahaan seharusnya menjadi momen untuk membuat karyawan lebih dekat dan menikmati waktu bersama. Namun, bagi tim HR, persiapan acara sering kali justru menjadi pekerjaan tambahan yang cukup menguras waktu dan tenaga.

HR harus tetap menjalankan pekerjaan utama, mulai dari administrasi karyawan, recruitment, employee relations, hingga kebutuhan internal perusahaan. Di saat yang sama, HR bisa saja ditunjuk menjadi panitia acara perusahaan secara mendadak.

Mulai dari mencari venue, menyusun rundown, menghubungi vendor, mengatur transportasi, menyiapkan games, sampai memastikan acara berjalan sesuai rencana. Jika semuanya dikerjakan sendiri, risiko kewalahan tentu semakin besar.

Lalu, bagaimana cara HR mengatasinya tanpa membuat pekerjaan utama terbengkalai?

eo family gathering

1. Tentukan Dulu Ruang Lingkup Acara

Kesalahan yang sering terjadi adalah langsung mencari venue atau vendor sebelum konsep acara ditentukan.

Sebelum masuk ke tahap teknis, HR sebaiknya membuat brief sederhana yang berisi:

  • Tujuan acara
  • Jumlah peserta
  • Perkiraan usia peserta
  • Tanggal atau periode pelaksanaan
  • Durasi acara
  • Lokasi yang diinginkan
  • Perkiraan anggaran
  • Jenis aktivitas
  • Kebutuhan khusus peserta

Contohnya, family gathering dengan peserta yang membawa anak-anak tentu membutuhkan pendekatan berbeda dibandingkan employee outing yang hanya diikuti karyawan.

Brief sederhana ini akan membantu HR menghindari perubahan konsep berkali-kali selama proses persiapan.

2. Jangan Semua Pekerjaan Dikerjakan Sendiri

HR memang dapat menjadi PIC acara, tetapi bukan berarti seluruh pekerjaan harus dikerjakan oleh HR.

Pisahkan pekerjaan menjadi dua kelompok: pekerjaan yang membutuhkan keputusan internal perusahaan dan pekerjaan teknis yang bisa didelegasikan.

HR atau panitia internal dapat menangani:

  • Persetujuan konsep
  • Daftar peserta
  • Kebijakan perusahaan
  • Approval anggaran
  • Komunikasi internal
  • Kebutuhan khusus karyawan

Sementara pekerjaan teknis dapat dialihkan kepada vendor atau EO, seperti:

  • Penyusunan konsep acara
  • Rundown
  • Games
  • Entertainment
  • MC
  • Event crew
  • Dokumentasi
  • Koordinasi vendor
  • Peralatan acara
  • Pelaksanaan di lapangan

Dengan pembagian seperti ini, HR tetap memegang kendali tanpa harus menjadi pelaksana semua pekerjaan.

3. Gunakan EO untuk Mengurangi Beban Teknis

Ketika acara melibatkan banyak peserta dan berbagai kebutuhan teknis, menggunakan EO Family Gathering dapat menjadi salah satu solusi praktis.

EO dapat membantu mengubah brief dari perusahaan menjadi konsep acara yang lebih terstruktur. Tim HR cukup memberikan informasi mengenai tujuan, jumlah peserta, karakter peserta, preferensi lokasi, serta kisaran anggaran.

Selanjutnya, EO dapat membantu menyiapkan kebutuhan teknis berdasarkan konsep yang telah disepakati.

Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan dari tahap perencanaan hingga pelaksanaan, PrasastiSelaras.com dapat menjadi partner sebagai EO Family Gathering.

Pendekatan ini juga membantu mengurangi risiko HR harus menghubungi banyak vendor secara terpisah. Alih-alih mengoordinasikan berbagai kebutuhan sendiri, HR memiliki satu pihak yang membantu mengelola aspek teknis acara.

4. Buat Rundown yang Realistis

Rundown bukan sekadar daftar jam dan kegiatan. Rundown yang baik harus mempertimbangkan kondisi nyata di lapangan.

Misalnya, waktu registrasi peserta tidak bisa disamakan dengan waktu peserta sudah benar-benar berkumpul di area kegiatan. Begitu juga dengan perpindahan lokasi, makan, istirahat, ibadah, foto bersama, dan persiapan games.

Rundown sebaiknya memiliki:

  • Waktu mulai dan selesai
  • Durasi setiap kegiatan
  • PIC
  • Lokasi
  • Kebutuhan peralatan
  • Catatan teknis
  • Buffer time untuk kondisi tidak terduga

Hindari membuat acara terlalu padat hanya karena ingin memasukkan sebanyak mungkin aktivitas.

Family gathering yang terlalu penuh justru dapat membuat peserta kelelahan.

5. Pilih Aktivitas Berdasarkan Karakter Peserta

Tidak semua games cocok untuk semua perusahaan.

Jika peserta terdiri dari berbagai kelompok usia, aktivitas sebaiknya dibuat inklusif. Jangan hanya memilih permainan yang membutuhkan aktivitas fisik tinggi.

Beberapa pilihan aktivitas dapat disesuaikan dengan karakter peserta, misalnya:

  • Fun games kelompok
  • Team challenge
  • Amazing race
  • Quiz interaktif
  • Creative competition
  • Family games
  • Aktivitas santai
  • Entertainment
  • Doorprize

Untuk employee gathering, aktivitas juga bisa diarahkan pada komunikasi, kerja sama, dan interaksi antardivisi.

Sementara untuk family gathering, permainan dapat dibuat lebih fleksibel agar anak-anak, orang tua, maupun karyawan dapat ikut menikmati acara.

6. Buat Satu Jalur Komunikasi

Salah satu sumber masalah dalam persiapan acara adalah terlalu banyak orang memberikan instruksi kepada vendor.

Misalnya, vendor menerima informasi berbeda dari HR, panitia, manajemen, dan departemen lain. Akibatnya, perubahan kecil dapat berkembang menjadi masalah teknis.

Sebaiknya perusahaan menunjuk satu PIC utama untuk komunikasi dengan EO atau vendor.

PIC tidak harus mengerjakan semuanya. Fungsinya adalah menjadi pusat koordinasi dan memastikan keputusan yang diberikan kepada vendor sudah mendapatkan persetujuan internal.

Dengan satu jalur komunikasi, proses revisi konsep, rundown, kebutuhan teknis, dan perubahan peserta menjadi lebih mudah dikendalikan.

7. Siapkan Plan B

Acara perusahaan tidak selalu berjalan sesuai rencana.

Jika kegiatan dilakukan outdoor, misalnya, kondisi cuaca dapat memengaruhi jalannya acara. Karena itu, HR dan EO perlu membicarakan skenario alternatif sejak awal.

Plan B dapat mencakup:

  • Lokasi indoor alternatif
  • Perubahan jenis games
  • Penyesuaian rundown
  • Alternatif aktivitas
  • Perubahan teknis sound system
  • Pengaturan transportasi
  • Prosedur ketika terjadi keterlambatan

Perencanaan alternatif bukan berarti acara pasti bermasalah. Justru, persiapan tersebut membantu panitia mengambil keputusan dengan lebih cepat ketika kondisi di lapangan berubah.

8. Jangan Lupa Menghitung Beban Kerja HR

Ketika HR menjadi panitia, ada satu hal yang sering terlupakan: pekerjaan HR tetap harus berjalan.

Persiapan acara sebaiknya tidak dilakukan tanpa pembagian waktu yang jelas. Jika memungkinkan, buat timeline persiapan sejak beberapa minggu atau bulan sebelum acara.

Contoh pembagian sederhana:

Tahap awal: menentukan tujuan, peserta, konsep, dan anggaran.

Tahap perencanaan: memilih venue, EO, aktivitas, konsumsi, transportasi, dan kebutuhan teknis.

Tahap finalisasi: memastikan jumlah peserta, rundown, pembagian tugas, perlengkapan, dan komunikasi acara.

Hari-H: HR fokus pada kebutuhan internal dan keputusan penting, sedangkan tim EO menangani pelaksanaan teknis di lapangan.

Pembagian tersebut membuat HR tidak harus meninggalkan tanggung jawab utamanya hanya karena menjadi panitia.

Kapan HR Sebaiknya Menggunakan EO?

Menggunakan EO menjadi semakin relevan ketika acara memiliki banyak komponen dan peserta dalam jumlah besar.

Beberapa kondisi yang perlu dipertimbangkan antara lain:

  • Tim HR terbatas
  • Panitia belum memiliki pengalaman mengelola event
  • Acara melibatkan transportasi dan akomodasi
  • Membutuhkan games dan aktivitas terstruktur
  • Memerlukan koordinasi beberapa vendor
  • Manajemen menginginkan acara yang lebih profesional
  • HR tidak memiliki cukup waktu untuk mengurus teknis acara
  • Acara berlangsung di luar kota
  • Terdapat banyak peserta dari berbagai usia

Dalam kondisi seperti ini, EO bukan berarti mengambil alih seluruh keputusan perusahaan. EO justru dapat berperan sebagai partner teknis agar HR dapat tetap fokus pada kebutuhan internal perusahaan.

PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan dan mengelola kebutuhan acara sesuai brief dan kebutuhan perusahaan.

Checklist Sederhana untuk HR yang Menjadi Panitia

Sebelum acara berjalan, pastikan beberapa hal berikut sudah jelas:

  • Tujuan acara sudah ditentukan
  • Jumlah peserta sudah diperbarui
  • Budget sudah mendapatkan approval
  • Venue sudah dikonfirmasi
  • Rundown sudah disepakati
  • Aktivitas sesuai karakter peserta
  • Transportasi dan akomodasi sudah dicek
  • Konsumsi sudah dikonfirmasi
  • Vendor sudah memiliki PIC yang jelas
  • Peralatan teknis sudah dipersiapkan
  • Dokumentasi sudah dikoordinasikan
  • Plan B sudah tersedia
  • Informasi acara sudah disampaikan kepada peserta

Semakin awal checklist ini dibuat, semakin kecil kemungkinan kebutuhan penting terlewat.

Saatnya HR Berhenti Mengerjakan Semuanya Sendiri

Menjadi panitia acara perusahaan tidak harus membuat tim HR kewalahan. Kuncinya adalah menentukan mana pekerjaan yang harus diputuskan secara internal dan mana pekerjaan teknis yang dapat didelegasikan kepada profesional.

Dengan konsep yang jelas, pembagian tugas yang tepat, rundown realistis, serta dukungan EO, HR dapat tetap menjalankan fungsi utamanya sekaligus memastikan employee gathering atau family gathering berjalan dengan baik.

Jika perusahaan Anda sedang merencanakan acara dan membutuhkan bantuan mulai dari konsep hingga pelaksanaan, konsultasikan kebutuhan acara kepada PrasastiSelaras.com, EO Family Gathering yang dapat membantu perusahaan mempersiapkan event secara lebih terstruktur.

Ingin mengadakan family gathering perusahaan tanpa membuat tim HR kewalahan? Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep, kebutuhan peserta, aktivitas, dan teknis acara yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Kenapa Tim HR Merangkap Jadi Panitia Dadakan Masih Jadi Masalah Klasik Family Gathering Perusahaan?

Family Gathering Perusahaan·

Family gathering perusahaan sering terlihat sederhana dari luar. Ada peserta, venue, makanan, games, transportasi, lalu acara berjalan sesuai rundown. Namun bagi tim HR dan GA yang bertugas menyiapkannya, kenyataannya bisa jauh lebih kompleks.

Salah satu masalah yang masih sering terjadi adalah tim HR merangkap menjadi panitia dadakan. Di tengah pekerjaan utama seperti mengelola karyawan, administrasi, recruitment, payroll, maupun operasional kantor, mereka juga harus memikirkan venue, transportasi, konsumsi, rundown, games, hingga koordinasi vendor.

Situasi ini dapat membuat persiapan family gathering menjadi kurang optimal. Bukan karena tim HR tidak mampu mengelola acara, tetapi karena menyelenggarakan acara perusahaan membutuhkan waktu, koordinasi, pengalaman teknis, dan perhatian yang cukup besar.

Lantas, mengapa kondisi ini masih sering terjadi dan bagaimana cara mengatasinya?

eo family gathering

Mengapa Tim HR Sering Merangkap Menjadi Panitia Family Gathering?

Ada beberapa alasan yang membuat HR atau GA akhirnya mengambil peran sebagai panitia acara.

1. Family gathering dianggap sebagai acara internal biasa

Sebagian perusahaan masih menganggap family gathering hanya sebagai kegiatan rekreasi karyawan. Akibatnya, persiapan acara sering diberikan kepada HR atau GA tanpa melihat kompleksitas pekerjaan di belakangnya.

Padahal, ketika jumlah peserta sudah cukup banyak, kebutuhan acara dapat berkembang menjadi pekerjaan yang melibatkan berbagai aspek, seperti:

  • Pemilihan venue
  • Transportasi peserta
  • Akomodasi
  • Konsumsi
  • Registrasi
  • Rundown
  • Entertainment
  • Games dan aktivitas
  • Sound system
  • Dokumentasi
  • Koordinasi vendor
  • Event crew
  • Pengelolaan risiko

Semakin besar acaranya, semakin banyak detail yang harus dikendalikan.

2. Tidak ada PIC khusus untuk event

HR biasanya menjadi pihak yang paling dekat dengan kebutuhan karyawan. Karena itu, mereka sering dianggap sebagai pihak yang paling tepat untuk mengurus family gathering.

Masalahnya, menjadi PIC bukan hanya soal berkomunikasi dengan vendor. PIC juga harus memastikan setiap bagian acara berjalan sesuai rencana.

Ketika tidak ada event organizer atau tim event khusus, pekerjaan tersebut akhirnya dibebankan kepada beberapa orang dari HR atau GA.

3. Anggaran dianggap lebih hemat jika dikerjakan sendiri

Mengelola acara secara internal memang terlihat dapat mengurangi biaya jasa EO. Namun perusahaan perlu menghitung biaya secara lebih menyeluruh.

Waktu yang digunakan untuk mencari venue, membandingkan vendor, membuat rundown, melakukan koordinasi, melakukan survey lokasi, sampai mengawasi acara juga memiliki nilai.

Jika pekerjaan tersebut membuat tim HR harus mengurangi fokus dari pekerjaan utama, efisiensi yang diharapkan belum tentu benar-benar terjadi.

Apa Risiko Jika HR Menjadi Panitia Dadakan?

Menjadi panitia internal bukan sesuatu yang selalu salah. Untuk acara kecil dengan peserta terbatas, sistem tersebut mungkin masih dapat berjalan.

Namun untuk family gathering dengan peserta yang lebih banyak dan konsep yang kompleks, terdapat beberapa risiko yang perlu diperhatikan.

Persiapan menjadi terlalu padat

HR tetap memiliki pekerjaan rutin. Ketika persiapan acara mulai memasuki tahap intensif, pekerjaan event dapat menumpuk dengan pekerjaan kantor.

Akibatnya, beberapa detail penting berpotensi terlewat.

Koordinasi vendor menjadi lebih rumit

Satu acara dapat melibatkan banyak pihak. Venue, transportasi, katering, entertainment, dokumentasi, perlengkapan, dan vendor aktivitas harus memiliki informasi yang sama.

Tanpa sistem koordinasi yang jelas, perubahan kecil dapat menimbulkan masalah pada bagian lain.

Rundown kurang realistis

Rundown bukan sekadar daftar kegiatan dan jam. Waktu perpindahan peserta, registrasi, briefing, persiapan games, makan, istirahat, hingga antisipasi keterlambatan perlu diperhitungkan.

Pengalaman dalam menangani event dapat membantu membuat rundown yang lebih realistis dan fleksibel.

HR sulit menikmati acara

Ini adalah masalah yang sering terlupakan.

Family gathering seharusnya juga menjadi kesempatan bagi karyawan untuk bersantai dan membangun hubungan dengan rekan kerja. Namun jika HR harus terus memantau vendor, peserta, rundown, konsumsi, dan perlengkapan, mereka bisa justru menjadi pihak yang paling sibuk selama acara.

Bagaimana Cara Mengatasinya?

Salah satu solusi adalah membagi tanggung jawab antara tim internal dan pihak profesional.

HR tetap dapat berperan sebagai pengarah, terutama dalam menentukan tujuan acara, karakter peserta, budget, serta kebutuhan perusahaan. Sementara pekerjaan teknis dan operasional event dapat ditangani oleh EO Family Gathering yang memiliki pengalaman dalam perencanaan dan pelaksanaan acara.

Dengan pembagian tersebut, HR tidak harus menyerahkan seluruh keputusan kepada EO. Sebaliknya, HR dapat tetap mengontrol hal-hal strategis tanpa harus mengerjakan seluruh detail teknis.

Apa Saja yang Bisa Dibantu EO Family Gathering?

Penggunaan EO dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tidak selalu berarti seluruh pekerjaan harus dialihkan.

Beberapa pekerjaan yang umumnya dapat dibantu antara lain:

Konsep acara

EO membantu menerjemahkan tujuan perusahaan menjadi konsep kegiatan yang sesuai dengan karakter peserta.

Rundown

Rangkaian acara disusun dengan mempertimbangkan durasi, jumlah peserta, lokasi, aktivitas, dan kebutuhan teknis.

Games dan aktivitas

Aktivitas dapat dirancang agar tidak sekadar menyenangkan, tetapi juga mendorong interaksi dan keterlibatan peserta.

Vendor management

EO dapat membantu mengkoordinasikan kebutuhan vendor sehingga komunikasi tidak harus dilakukan oleh banyak orang dari pihak perusahaan.

Event execution

Pada hari pelaksanaan, tim event dapat membantu memastikan rundown, peserta, vendor, perlengkapan, dan aktivitas berjalan sesuai rencana.

Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan dalam menyiapkan acara, EO Family Gathering PrasastiSelaras.com dapat menjadi salah satu opsi untuk dibahas bersama tim HR atau panitia perusahaan.

Kapan Perusahaan Sebaiknya Menggunakan EO?

Tidak ada satu ukuran yang berlaku untuk semua perusahaan. Keputusan menggunakan EO sebaiknya mempertimbangkan tingkat kompleksitas acara, bukan hanya jumlah peserta.

EO dapat dipertimbangkan ketika:

  • Panitia internal memiliki keterbatasan waktu.
  • Acara melibatkan banyak vendor.
  • Perusahaan membutuhkan konsep dan aktivitas yang lebih terstruktur.
  • Peserta terdiri dari karyawan sekaligus keluarga.
  • Acara dilakukan di luar kota.
  • Perusahaan membutuhkan koordinasi transportasi dan akomodasi.
  • HR ingin tetap fokus pada pekerjaan utama.
  • Acara memiliki target engagement tertentu.
  • Dibutuhkan tim yang mengawasi pelaksanaan acara di lokasi.

Untuk kebutuhan tersebut, EO Family Gathering dapat dilibatkan sejak tahap perencanaan agar kebutuhan acara dapat dibahas lebih awal.

HR Tetap Penting, Tetapi Tidak Harus Mengerjakan Semuanya

Menggunakan EO bukan berarti HR kehilangan peran dalam family gathering. Justru HR tetap memiliki posisi penting dalam menentukan arah acara.

HR paling memahami karakter karyawan, budaya perusahaan, kebutuhan peserta, serta tujuan yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.

Sementara itu, EO dapat membantu menerjemahkan kebutuhan tersebut menjadi eksekusi event yang lebih terstruktur.

Pembagian seperti ini membuat HR dapat fokus pada keputusan yang memang membutuhkan pemahaman internal perusahaan, sedangkan pekerjaan teknis event dapat ditangani oleh tim yang memang berfokus pada penyelenggaraan acara.

Saatnya Mengubah Family Gathering dari Beban Menjadi Pengalaman Karyawan

Family gathering seharusnya tidak menjadi proyek dadakan yang membuat tim HR dan GA kewalahan beberapa minggu sebelum acara.

Dengan perencanaan yang lebih awal, pembagian tanggung jawab yang jelas, serta dukungan profesional ketika dibutuhkan, perusahaan dapat membuat proses persiapan lebih terstruktur.

PrasastiSelaras.com hadir sebagai EO Family Gathering yang dapat membantu perusahaan dalam menyiapkan kebutuhan acara family gathering secara lebih terarah. Tim HR dapat mendiskusikan kebutuhan, konsep, aktivitas, serta detail acara sesuai karakter perusahaan.

Ingin menyiapkan family gathering tanpa membuat tim HR harus menjadi panitia dadakan? Konsultasikan kebutuhan acara perusahaan Anda dengan PrasastiSelaras.com dan diskusikan konsep yang sesuai dengan tujuan, peserta, serta kebutuhan perusahaan.