Family gathering perusahaan sering menjadi momen yang ditunggu karyawan dan keluarga. Selain menjadi kesempatan untuk refreshing, kegiatan ini juga dapat menjadi sarana mempererat hubungan antarkaryawan sekaligus membangun suasana kerja yang lebih positif.
Namun, ada satu masalah yang sering muncul ketika perusahaan mulai mempersiapkan acara, terutama menjelang musim liburan: venue yang sesuai ternyata sulit didapat.
Hotel, resort, villa, taman wisata, hingga lokasi outbound yang biasanya menjadi pilihan untuk family gathering dapat mengalami peningkatan permintaan pada periode liburan. Akibatnya, pilihan tanggal semakin terbatas, kapasitas venue tidak sesuai jumlah peserta, atau fasilitas yang dibutuhkan perusahaan sudah dipesan pihak lain.
Jika masalah venue baru disadari ketika rundown sudah hampir selesai, persiapan acara bisa menjadi jauh lebih rumit.
Kenapa Venue Family Gathering Sebaiknya Dipersiapkan Lebih Awal?
Venue bukan sekadar tempat untuk berkumpul. Lokasi akan memengaruhi banyak bagian dalam acara, mulai dari konsep kegiatan, transportasi, konsumsi, permainan, hingga rundown.
Misalnya, perusahaan merencanakan family gathering dengan konsep outdoor dan berbagai fun games. Namun venue yang tersedia ternyata memiliki area terbuka terbatas. Konsep permainan akhirnya harus diubah dan beberapa aktivitas tidak dapat dilaksanakan secara optimal.
Hal serupa dapat terjadi ketika jumlah peserta cukup banyak tetapi venue hanya mampu menyediakan area kegiatan yang terbatas.
Karena itu, pemilihan venue sebaiknya dilakukan sebelum detail acara ditetapkan terlalu jauh.
Tantangan Mencari Venue Saat Musim Liburan
Ada beberapa kondisi yang perlu diantisipasi panitia ketika merencanakan family gathering pada periode ramai.
1. Ketersediaan venue terbatas
Venue populer dapat menerima banyak permintaan pada periode liburan. Semakin mendekati tanggal acara, pilihan lokasi yang sesuai bisa semakin sedikit.
2. Kapasitas tidak sesuai jumlah peserta
Venue yang masih tersedia belum tentu mampu menampung seluruh peserta dengan nyaman. Kapasitas perlu diperiksa bukan hanya berdasarkan jumlah kamar, tetapi juga kapasitas area makan dan area aktivitas.
3. Fasilitas tidak sesuai konsep
Perusahaan mungkin membutuhkan ballroom, lapangan, ruang meeting, area outdoor, kolam renang, atau fasilitas tertentu. Tidak semua venue menyediakan kebutuhan tersebut.
4. Biaya dapat berubah
Periode liburan biasanya memiliki karakter harga yang berbeda dibandingkan periode biasa. Karena itu, panitia perlu meminta penawaran terbaru dari venue sebelum menyusun anggaran final.
5. Transportasi menjadi lebih kompleks
Lokasi yang jauh atau berada di kawasan wisata yang ramai dapat memengaruhi waktu perjalanan. Kondisi lalu lintas juga perlu menjadi pertimbangan ketika menentukan jadwal keberangkatan dan kepulangan.
Solusi Agar Venue Tidak Menjadi Masalah di Hari H
Salah satu langkah yang dapat dilakukan perusahaan adalah memulai pencarian venue lebih awal.
Jangan hanya menentukan satu lokasi. Buat beberapa alternatif berdasarkan prioritas perusahaan, misalnya lokasi utama, alternatif kedua, dan alternatif ketiga.
Dengan cara ini, panitia memiliki pilihan apabila venue utama tidak tersedia.
Untuk perusahaan yang membutuhkan bantuan mulai dari pencarian lokasi hingga pelaksanaan acara, menggunakan jasa EO Family Gathering dapat menjadi salah satu pilihan.
EO dapat membantu menghubungkan kebutuhan acara dengan pilihan venue, konsep aktivitas, kapasitas peserta, serta kebutuhan teknis lainnya sehingga panitia tidak harus menangani seluruh proses sendirian.
Tentukan Kriteria Venue Sebelum Mulai Survey
Agar pencarian venue lebih efektif, panitia sebaiknya membuat checklist terlebih dahulu.
Beberapa aspek yang dapat diperiksa antara lain:
- Jumlah peserta
- Perkiraan jumlah keluarga atau anak-anak
- Jarak dari kantor
- Akses transportasi
- Kapasitas venue
- Ketersediaan area indoor dan outdoor
- Fasilitas makan
- Ruang untuk games
- Area parkir
- Fasilitas penginapan jika diperlukan
- Ketersediaan sound system
- Kebijakan vendor eksternal
- Fasilitas keamanan dan keselamatan
- Estimasi biaya
Checklist tersebut membantu panitia menghindari keputusan hanya berdasarkan tampilan venue.
Venue yang terlihat menarik secara visual belum tentu cocok untuk kebutuhan family gathering perusahaan.
Jangan Menentukan Rundown Sebelum Memastikan Venue
Rundown sebaiknya mengikuti kondisi venue, bukan sebaliknya.
Contohnya, apabila acara memiliki sesi fun games, panitia perlu mengetahui terlebih dahulu apakah tersedia area yang cukup luas. Jika terdapat kegiatan anak-anak, perlu dipertimbangkan pula keamanan dan akses mereka terhadap area permainan.
Begitu juga dengan gala dinner. Konsep makan malam, hiburan, panggung, dan entertainment akan membutuhkan ruang serta fasilitas teknis yang memadai.
Karena itu, koordinasi antara konsep, venue, dan rundown perlu dilakukan sejak awal.
Siapkan Venue Alternatif
Mempunyai venue cadangan bukan berarti panitia pesimistis terhadap acara. Justru langkah ini merupakan bagian dari manajemen risiko.
Idealnya, panitia memiliki beberapa pilihan venue dengan karakteristik yang relatif sesuai.
Misalnya:
Venue A: lokasi utama dengan fasilitas paling lengkap.
Venue B: alternatif dengan akses lebih mudah dan kapasitas sesuai.
Venue C: alternatif dengan konsep kegiatan yang berbeda tetapi masih memenuhi kebutuhan utama.
Dengan adanya beberapa opsi, perubahan rencana dapat dilakukan dengan lebih cepat apabila terjadi kendala ketersediaan.
Libatkan EO Sejak Tahap Perencanaan
Kesalahan yang cukup umum adalah menghubungi EO ketika hampir semua keputusan sudah dibuat. Padahal, EO dapat dilibatkan sejak tahap awal untuk membantu memetakan kebutuhan acara.
PrasastiSelaras.com sebagai EO Family Gathering dapat membantu perusahaan dalam merancang kebutuhan acara, termasuk konsep kegiatan, koordinasi vendor, aktivitas peserta, rundown, hingga pelaksanaan event sesuai kebutuhan yang disepakati.
Dengan dukungan tim yang memahami penyelenggaraan corporate event, panitia internal dapat lebih fokus pada kebutuhan perusahaan dan komunikasi dengan peserta.
Informasi mengenai layanan dapat dilihat melalui halaman EO Family Gathering untuk Perusahaan.
Jangan Menunggu Sampai Venue Habis
Jika family gathering direncanakan bertepatan dengan musim liburan, waktu menjadi salah satu faktor penting.
Semakin dekat dengan periode acara, pilihan venue yang memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan bisa semakin terbatas. Karena itu, sebaiknya proses dimulai dengan menentukan jumlah peserta, tanggal atau rentang tanggal, konsep acara, serta kebutuhan fasilitas.
Setelah itu, lakukan pencarian dan komunikasi dengan beberapa venue sekaligus.
Langkah sederhana tersebut dapat membantu mengurangi risiko perubahan konsep secara mendadak.
Family Gathering Tetap Bisa Berkesan dengan Perencanaan yang Tepat
Venue memang menjadi salah satu komponen penting dalam family gathering, tetapi venue bukan satu-satunya faktor yang menentukan keberhasilan acara.
Konsep yang sesuai, aktivitas yang melibatkan peserta, rundown yang realistis, koordinasi vendor, konsumsi, transportasi, dan kesiapan tim di lapangan juga perlu diperhatikan.
Justru karena banyak komponen yang harus dikoordinasikan, perusahaan perlu memiliki perencanaan yang terstruktur sejak awal.
Jika perusahaan sedang mempersiapkan family gathering dan membutuhkan partner untuk membantu proses perencanaan hingga pelaksanaan, PrasastiSelaras.com siap menjadi bagian dari persiapan tersebut.
Jangan menunggu sampai venue pilihan sudah penuh. Konsultasikan kebutuhan family gathering perusahaan Anda lebih awal bersama PrasastiSelaras.com agar pilihan venue, konsep, aktivitas, dan kebutuhan teknis dapat dipersiapkan dengan lebih terarah.
Untuk mengetahui layanan yang tersedia, kunjungi EO Family Gathering PrasastiSelaras dan diskusikan kebutuhan acara perusahaan Anda.
