Banyak tim HR dan GA menghadapi masalah yang sama ketika mulai menyiapkan family gathering perusahaan: venue yang sesuai ternyata sudah penuh, harga meningkat, atau pilihan yang tersisa tidak sesuai dengan kebutuhan peserta.
Situasi ini semakin sering terjadi saat musim liburan karena permintaan terhadap hotel, resort, villa, tempat wisata, dan venue gathering meningkat secara bersamaan. Jika pencarian venue baru dilakukan ketika tanggal acara sudah dekat, pilihan yang tersedia bisa semakin terbatas.
Bagi perusahaan, memilih venue bukan sekadar mencari tempat yang mampu menampung peserta. Lokasi harus sesuai dengan jumlah peserta, konsep acara, fasilitas, akses transportasi, kebutuhan keluarga karyawan, hingga anggaran perusahaan.
Karena itu, perencanaan venue perlu dilakukan lebih awal dan terstruktur. Jika perusahaan menggunakan jasa EO Family Gathering, proses pencarian dan koordinasi venue juga dapat menjadi lebih terarah.
Mengapa Venue Family Gathering Sulit Didapat Saat Musim Liburan?
Ada beberapa faktor yang membuat pencarian venue menjadi lebih menantang ketika memasuki periode liburan.
1. Permintaan Venue Meningkat
Musim liburan merupakan periode yang banyak dipilih perusahaan maupun masyarakat untuk melakukan perjalanan dan kegiatan bersama. Hotel, resort, villa, dan lokasi rekreasi yang memiliki fasilitas gathering dapat mengalami peningkatan permintaan.
Akibatnya, venue yang memiliki fasilitas lengkap dan akses mudah sering kali sudah mendapatkan reservasi lebih awal.
Untuk perusahaan dengan peserta dalam jumlah besar, tantangannya menjadi lebih kompleks karena tidak semua venue memiliki kapasitas kamar, area kegiatan, dan fasilitas yang memadai.
2. Kapasitas Venue Tidak Selalu Sesuai
Venue yang terlihat menarik belum tentu cocok untuk family gathering perusahaan.
Misalnya, sebuah tempat mungkin memiliki area yang nyaman untuk acara keluarga, tetapi jumlah kamar tidak mencukupi. Sebaliknya, hotel dengan jumlah kamar besar belum tentu memiliki area outdoor yang cukup untuk fun games atau team building.
Karena itu, pencarian venue sebaiknya tidak hanya berdasarkan tampilan atau popularitas tempat.
Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:
- Kapasitas peserta.
- Ketersediaan kamar.
- Kapasitas ruang meeting atau ballroom.
- Area outdoor.
- Area untuk anak-anak.
- Fasilitas makan dan minum.
- Akses kendaraan besar.
- Area parkir.
- Ketersediaan sound system atau fasilitas pendukung.
- Kebijakan penggunaan vendor eksternal.
- Ketersediaan venue pada tanggal acara.
3. Harga Dapat Lebih Kompetitif
Pada periode dengan permintaan tinggi, perusahaan mungkin harus menghadapi harga venue dan akomodasi yang berbeda dibandingkan periode biasa.
Selain harga kamar atau sewa tempat, terdapat komponen biaya lain yang perlu diperhitungkan, seperti konsumsi, penggunaan ruang, fasilitas acara, transportasi, hingga aktivitas peserta.
Karena itu, HR atau panitia sebaiknya tidak hanya membandingkan harga awal yang ditawarkan venue.
Perhatikan juga apa saja yang sudah termasuk dalam paket dan biaya tambahan yang mungkin muncul selama pelaksanaan acara.
Dampaknya Jika Venue Baru Dicari Mendekati Hari Acara
Menunda pencarian venue dapat membuat ruang gerak panitia semakin terbatas.
Ketika pilihan venue semakin sedikit, perusahaan mungkin harus menyesuaikan tanggal acara, mengurangi fasilitas, memilih lokasi yang lebih jauh, atau melakukan kompromi terhadap konsep yang sudah direncanakan.
Masalah venue juga dapat berdampak pada komponen lain.
Misalnya, perubahan lokasi dapat memengaruhi:
- Rute transportasi peserta.
- Estimasi waktu perjalanan.
- Pemilihan aktivitas.
- Akomodasi.
- Jadwal makan.
- Rundown acara.
- Kebutuhan perlengkapan.
- Biaya keseluruhan event.
Inilah alasan mengapa venue sebaiknya menjadi salah satu keputusan awal dalam perencanaan family gathering.
Cara Mengatasi Kesulitan Mendapatkan Venue Saat Musim Liburan
Mulai Pencarian Lebih Awal
Semakin dekat dengan periode acara, semakin besar kemungkinan pilihan venue menjadi terbatas.
Idealnya, pencarian venue dilakukan setelah perusahaan memiliki gambaran mengenai tanggal, jumlah peserta, kisaran anggaran, dan konsep acara.
Tidak harus langsung melakukan booking. Pada tahap awal, panitia dapat membuat daftar beberapa venue yang memenuhi kriteria utama untuk kemudian dibandingkan.
Siapkan Beberapa Alternatif Tanggal
Jika tanggal acara masih fleksibel, memiliki beberapa opsi tanggal dapat membantu.
Misalnya, panitia menyiapkan tanggal utama dan satu atau dua tanggal alternatif. Dengan begitu, ketika venue pilihan pertama tidak tersedia, proses pencarian tidak harus dimulai dari awal.
Fleksibilitas tanggal juga dapat membantu ketika perusahaan ingin menyesuaikan acara dengan ketersediaan transportasi, akomodasi, maupun vendor.
Buat Venue Checklist
Agar pencarian tidak hanya berdasarkan rekomendasi atau tampilan venue, buat checklist sederhana.
Contohnya:
| Kriteria | Yang Perlu Dicek |
|---|---|
| Kapasitas | Sesuai jumlah peserta |
| Akomodasi | Jumlah kamar dan tipe kamar |
| Aktivitas | Indoor dan outdoor |
| Konsumsi | Menu dan kapasitas layanan |
| Akses | Kendaraan peserta dan bus |
| Fasilitas | Ruang acara, toilet, parkir |
| Keamanan | Prosedur dan area aktivitas |
| Vendor | Aturan vendor eksternal |
| Budget | Biaya paket dan biaya tambahan |
Checklist membantu panitia membandingkan venue secara objektif dan mengurangi risiko ada kebutuhan penting yang terlewat.
Mengapa EO Family Gathering Dapat Membantu?
Mengelola family gathering perusahaan bukan hanya tentang membuat konsep acara. Ada banyak detail yang perlu disatukan, mulai dari venue, transportasi, akomodasi, konsumsi, aktivitas, rundown, vendor, hingga koordinasi saat hari pelaksanaan.
Karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan bekerja sama dengan EO Family Gathering yang memahami kebutuhan event perusahaan.
PrasastiSelaras.com merupakan EO Family Gathering yang dapat menjadi bagian dari proses perencanaan acara perusahaan, terutama ketika panitia membutuhkan dukungan untuk menyiapkan konsep dan berbagai kebutuhan pelaksanaan gathering.
Dengan melibatkan EO sejak tahap perencanaan, kebutuhan venue dapat disesuaikan dengan konsep acara dan karakter peserta, bukan sekadar mencari tempat yang masih kosong.
Anda dapat melihat layanan EO Family Gathering untuk mendapatkan gambaran lebih lanjut mengenai dukungan yang dapat dipersiapkan untuk acara perusahaan.
Jangan Hanya Mencari Venue yang Masih Kosong
Salah satu kesalahan yang cukup umum adalah menjadikan ketersediaan sebagai satu-satunya pertimbangan.
Venue memang harus tersedia, tetapi bukan berarti semua venue yang tersedia otomatis cocok.
Pertimbangkan hubungan antara venue dengan tujuan acara.
Jika family gathering bertujuan memberikan pengalaman santai bagi karyawan dan keluarga, venue perlu mendukung aktivitas rekreasi dan interaksi. Jika terdapat agenda team building, venue harus memiliki area yang memadai untuk aktivitas kelompok.
Untuk acara dengan peserta lintas usia, kebutuhan anak-anak, orang tua, dan karyawan juga perlu diperhatikan.
Dengan demikian, keputusan venue harus melihat keseluruhan pengalaman peserta.
Libatkan EO Sejak Konsep Mulai Disusun
Semakin kompleks acara yang direncanakan, semakin penting koordinasi dilakukan sejak awal.
EO dapat membantu menerjemahkan kebutuhan perusahaan menjadi konsep event yang lebih terstruktur, termasuk menentukan kebutuhan venue berdasarkan jumlah peserta, aktivitas, durasi, dan anggaran.
Bagi panitia yang ingin mendapatkan dukungan lebih menyeluruh, menggunakan EO Family Gathering juga dapat membantu mengurangi beban koordinasi berbagai kebutuhan acara.
Pada akhirnya, venue hanyalah salah satu bagian dari keseluruhan family gathering. Venue yang tepat harus mendukung konsep, aktivitas, kenyamanan peserta, serta tujuan perusahaan.
Jangan Tunggu Venue Habis
Kesulitan mendapatkan venue saat musim liburan sebenarnya dapat diminimalkan dengan perencanaan yang lebih awal.
Mulailah dari menentukan jumlah peserta, tanggal, konsep, anggaran, dan kriteria venue. Setelah itu, buat beberapa alternatif lokasi dan lakukan pengecekan ketersediaan sedini mungkin.
Jika tim HR, GA, atau panitia membutuhkan bantuan untuk merancang family gathering dari tahap konsep hingga pelaksanaan, EO Family Gathering dapat menjadi partner yang membantu menyatukan berbagai kebutuhan tersebut.
PrasastiSelaras.com siap membantu perusahaan mempersiapkan family gathering yang terencana, terkoordinasi, dan disesuaikan dengan kebutuhan peserta. Hubungi PrasastiSelaras.com untuk mendiskusikan konsep acara, kebutuhan venue, aktivitas, dan kebutuhan event perusahaan Anda.