Seberapa Efektifkah Rapat di Perusahaan Kamu ?

Seberapa Efektifkah Rapat di Perusahaan Kamu ?

Begitu banyak rapat – rapat yang diselenggarakan oleh perusahaan, pertanyaannya apakah sudah efektifkah penyelenggaraan rapat tersebut ?

Suasana DiPulau Sepa Memaksimalkan Hasil Rapat Kerja.

Seperti perusahaan lainnya yang menyelenggarakan rapat kerja kali ini klien kami Mandiri In Health bekerjasama dengan Prasasti Selaras sebagai Event Organizer untuk penyelenggaraan rapat yang maksimal bertempat di Pulau Sepa – Kepulauan Seribu – DKI Jakarta tepat pada tanggal 9-10 Mei 2015, perencaan yang maksimal membuat kami terlibat dalam banyak rapat – rapat dengan panitianya, membuat saya dapat memberikan kesimpulan mengenai kegiatan berkumpul untuk membicarakan agenda tertentu, yang dinamakan sebagai rapat.

Activity After Meeting

Mulai dari rapat informal dengan fleksibilitas yang tinggi dan cair, hingga pertemuan rapat formal dimana tata urutan dalam pembahasan agenda menjadi penting. Bagi saya, dalam berbagai macam bentuk rapat tersebut, tentu yang diharapkan adalah solusi bagi tindakan dalam rencana penyikapan kemudian. Sesuai pemahaman pribadi, Rapat adalah upaya dalam pertukaran informasi untuk dapat menguraikan pokok masalah yang dihadapi oleh organisasi.

Hasil dari pola komunikasi tersebut, tentu saja bermuara kepada sistem perencanaan atas tindak lanjut bagi penyelesaian masalah. Namun terkadang, banyak waktu dihabiskan dalam forum rapat yang nampaknya tidak berjalan dengan efektif sehingga menimbulkan kebosanan, walhasil konklusinya berupa kekosongan. Setidaknya berikut ini adalah sedikit catatan dalam pencermatan atas efektivitas penyelenggaraan rapat:

Pertama: On Schedule, artinya keberhasilan sebuah pertemuan dapat dimulai dari penjadwalan dan pengundangan peserta rapat.

Kedua: On time, dimana indikasi awal keberhasilan sebuah rapat dapat dilihat atas kedisiplinan kehadiran, serta kuorum peserta.

Ketiga: On track, tentu saja pola pembahasan disesuaikan dengan agenda yang perlu dibahas, tidak berputar dan bertele-tele, peran pimpinan rapat dalam hal ini menjadi signifikan.

Keempat: On summary, diakhir penuntasan rapat tentu harus kembali diingatkan akan hasil pembahasan sehingga menjadi catatan tugas bagi peserta rapat.

Kelima: On perform, keberhasilan rapat ditentukan justru pasca pertemuan, dimana aksi nyata sesuai rumusan diskusi dijalankan sebagai kegiatan lanjutan.

Setidaknya itu catatan pribadi akan evaluasi pertemuan yang dinamakan rapat, sesuai pencermatan pada berbagai kondisi yang melingkupinya. Bagi saya, ketaatan untuk dapat menjadi peserta rapat yang terbaik adalah kombinasi dari kemampuan berbicara, mendengar, memformulasikan rencana dan menjalankannya, Sehingga, kita akan tuntas pada upaya untuk menuntaskan masalah dari awal hingga akhir sebagai bentuk komitmen kerja didalam organisasi.

Selamat menikmati rapat-rapat anda, salam.